人身保险业务档案整理存放

人身保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理等管理方式。

（1）自行管理。采取自行管理方式的，应集中到省级公司统一管理。

（2）委托管理。采取委托第三方管理方式的，应与第三方管理机构签订管理合同，明确有关要求，指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。

人身保险业务档案收集

人身保险业务档案的归档范围包括投保人在投保过程中和人身保险公司在承保合同保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务文件。为保证业务档案的完整性，按照业务文件产生的业务环节，划定各类业务文件的归档范围。不论采取何种载体形式，在业务过程中产生的属于归档范围的业务文件，都应进行归档保管。

（1）承保业务文件。包括：核保审批类文件，投保单，团体保险保险单副本，团体保险被保险人清单，业务员报告书，首期收费凭证，体检报告类文件（包括但不限于病历），各类问卷（包括但不限于健康告知书、补充告知书、财务资料及各类证明），生存调查表或生存调查报告，保险公司保存的各类通知书、建议书及确认书，授权书类文件（如自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件），客户身份类文件（如投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件），保险合同送达回执书，其他材料。

（2）保全业务文件。包括：申请书类文件（如保险合同变更申请书、解除合同申请书、生存保险金/利差/红利领取申请书、恢复合同效力申请书、保险关系转移申请书、借款申请书、保险合同补/换发申请书等），保险合同原件（适用于根据业务处理规则需要收回保险合同原件的保全项目），最近一期保险费收费凭证，客户身份类文件（如投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等），授权书类文件（如自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件），问卷类文件（如补充告知问卷等），确认书类文件（如投保单补充更正确认书、减额缴清确认书等），联系单类文件（如保险关系转移联系单等），通知书类文件（如保险关系转移通知书等），回执类文件（如附加险续保通知书回执等），清单类文件（如增/减人数清单等），证明类文件（如单位证明等），领款凭证，批单（业务留存联），其他材料。

（3）理赔业务文件。包括：理赔申请书，理赔协议书，理赔委托书，理赔案件调查笔录，理赔计算书/理算报告，理赔案件调查报告，领款人身份及金额确认书，保险合同原件（适用于根据业务处理规则需要收回保险合同原件的理赔案件），理赔案件抄单，文件交接凭证，各种证据材料及证明类文书，业务批单，客户身份类文件（如投保人身份证复印件被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等），其他材料。

确定保管期限

人身保险业务文件的保管期限必须划分准确，保管期限可分为保险合同终止之日起10年、保险合同终止之日起6年、档案形成之日起6年三类。

人身保险业务档案整理存放

（1）分类整理。纸质业务文件可以采用年度一业务环节（或机构）-保管期限等方法进行分类。分类方案一经确定应保持稳定。

① 年度：档案形成或针对的年度；跨年度形成的文件，放入办结年度。

② 业务环节（或机构）：承保业务档案、保全业务档案、理赔业务档案等。

③ 保管期限：人身保险业务档案的保管期限，分别为保险合同终止之日起10年，保险合同终止之日起6年、档案形成之日起6年。

（2）整理组卷。分为以下两种：

一是承保档案、保全档案。各级机构业务人员应对当日收到的承保业务、保全业务的资料进行排序、整理立卷。一般以客户单次提交的业务申请及其相关的业务处理资料为一件。如：投保单及相关的投保资料可以为一件，投保补充资料可以为一件，保险合同送达回执书可以为一件。承保、保全档案一般采用数件一装订的方式，每50件承保档案可归为一卷，一卷上下浮动不得超过 20%。

二是理赔档案。各级机构业务人员已结案件按照一案一卷的原则进行归档，案情复杂且单证材料数量较多的赔案可一案数卷，但案卷厚度以不超过2cm为限，理赔案卷也可以采用一案一装订或者数案一装订的方式。采用数案一装订的方式时需确保装订在起的各案卷为同一个保管期限。

（3）排列整理。归档业务文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合业务处理顺序等排列。

人身保险业务档案整理存放

人身保险业务档案可依照规则编制统一的流水号。流水号一般由业务类型代码、保管期限代码、六位机构代码、档案生成年份、三位卷册流水号、三位卷内流水号6个部分组成。其中业务类型代码可分为：CB-承保档案、BQ一保全档案、LP一理赔档案。保管期限分为10年、6年，分别以字母L、S为代码。

卷册内案卷编号可简写为归档号的后六位，即在该份档案右上角标注三位卷册流水号和三位卷内流水号，以便于日常档案整理工作。

（1）填写卷内文件目录。卷内文件目录是揭示卷内文件的内容和成分的目录表，放在卷首。各级机构业务人员须严格按照扫描顺序进行装订归档并打印卷内目录。承保档案卷内文件目录的填写项目有：序号、生效时间、流水号、投保单号、保险单号、险种名称、投保人、页数、备注等。

保全档案卷内文件目录的填写项目有；序号，流水号，受理时间，业务代码，保险单号、受理号、主险名称、投保人、页数、备注等。

理赔档案卷内文件目录的填写项目有：序号、流水号、受理时间、保险单号、赔案号主险名称，被保险人，页数、备注等。

（2）填写备考表：人身保险业务档案盒内均应放置备考表，并认真填写有关内容。应列明以下内容：

① 卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况

② 整理人：由立卷人员签名。

③ 检查人：由检查人员签名。

④ 时间：填写完成立卷的时间。

人身保险业务档案整理存放

整理过程中应确保归档业务文件的完整、内容准确，不允许在流转中有任何遗失或通爱，整理归档纸质业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。每卷档案的卷内资料必须是原件或复印件，无碳复写业务留存联、热敏传真件需复印后入卷。已破损的文件应子修整，字迹模糊或易褪变的文件应子复制。具体方法如下：

装订前、去除文件资料中多余的装订物、大头针和回形针等，使装订的档案案卷保持平整、结实、整齐。

注意档案案卷左边、下边保持整齐，不能出现页，错页，倒页的现象。对于可能会压住案卷字迹或已经破损的文件、单证、图表等资料案卷，要加宽边、裱糊，不能影响阅读。

理赔案件以每个案件为单位进行装订，装订后将案件放入卷宗封皮。

保全档案装订，以卷为单位，将装订好的保全文件资料依次放入档案盒内归档。

人身保险业务档案整理存放

装订完成后，应填写案卷封面，档案封面要求列明以下内容：

（1）起止编号：填写卷内文件归档号的起止编号。

（2）档案类型：根据承保档案、保全档案、理赔档案等填写。

（3）保管期限：根据档案保存期限填写。

（4）年度：填写卷内档案的生成年度

（5）案卷号：填写卷册流水号。

（6）本卷件数：填写卷内档案数量。

（7）备注：根据实际情况填写。

（8）全宗号：填写机构代码。

（9）分类号：填写业务类型代码。

人身保险业务档案整理存放

（1）编制归档目录：各机构档案应依据当日的归档资料按照规定的目录文件格式填写卷内目录。各类人身保险业务档案均应设置目录，此目录兼做归档目录。

（2）装盒：各类人身保险业务档案采用统一的档案盒。档案盒封面规范填写：

① 起止编号：填写盒内案卷归档号的起止编号。

② 档案类型：承保档案、保全档案、理赔档案等。

③ 保管期限：根据档案保存期限填写。

④ 年度：盒内档案的生成年度。

⑤ 案盒号：填写卷册流水号。

⑥ 本盒件数：填写盒内档案数量。

⑦ 备注：根据实际情况填写。

⑧ 全宗号：填写机构代码。

⑨ 分类号：填写业务类型代码。

档案盒盒脊信息规范填写：

① 起止编号：填写该盒内案卷归档号的起止编号。

② 全宗号：填写机构代码。

③ 档案生成时间：填写盒内档案生成的起止时间。

④ 分类号：填写业务类型代码。

⑤ 档案类型：承保档案、保全档案、理赔档案等。

⑥ 保管期限：根据档案保存期限填写。

⑦ 年度：盒内档案的生成年度。

⑧ 案盒号：填写卷册流水号。

人身保险业务档案整理存放

（1）移交：采取统一指导、集中存放管理原则的单位，承保单证在保单签发的第三年、理赔档案在结案的次年、再保险档案在形成后的次年由有关部门（中心）向本公司档案部门移交归档。档案部门检查验收后，双方办理交接手续。对不符合要求的案卷，档案部门有权要求其完善后再行移交。移交目录应一式两份，有关部门（中心）留存一份，档案部门留存一份。

（2）档号编制：档案部门对接收的档案要编制档号，作为档案部门的管理标识。人身保险业务档案的档号设置，一般为：全宗号-分类号-年度-保管期限-件号。

同一全宗下的保险业务档案，按照分类号一年度一保管期限进行归档整理，即将归档的保险业务档案按年度分类，每个年度下再按保管期限分类，从000001开始顺序编流水件号。

① 全宗号：立档单位代码。

② 分类号：填写业务类型代码：

③ 年度：档案形成或针对的年度；跨年度形成的文件，放入办结年。

④ 保管期限：人身保险业务档案的保管期限，按业务不同分为10年、6年。

⑤ 件号：六位，从000001开始顺序编流水件号。