浅谈档案服务现场管理

数字化过程中导致档案安全问题的原因：

（1）缺乏良好的安全保护意识

安全保护意识是减轻安全风险的基础。许多档案管理人员本身对档案工作认识存在偏差，对档案的重要性没有正确认知，在从传统档案向数字化建设转型过程中，这种理念并没有改变，导致数字化档案信息存在流失的风险。

（2）管理制度不健全

健全的管理制度，是数字档案信息安全的前提保障。现阶段数字档案的管理，如果单位或数字化加工单位没有对数字化加工从借调、整理、拆分、著录、扫描、图像处理、质检、备份等整个流程进行科学管理，保密制度、网络安全等方面没有统一的标准和行之有效的方法，档案信息安全自然无从保障。

（3）技术保障体系不够完善

数字化档案是基于信息技术、网络技术存在的，必须有完善的技术保障体系，才可最大程度的避免安全风险。档案数据与计算机是密切相关的，由于计算机病毒的存在，在数据传输过程中，容易被计算机病毒所感染，加上恶意攻击等行为的存在，如果没有相应的技术保障体系，档案数据很容易被侵入，造成信息的丢失、泄漏等问题，极大威胁档案的信息安全。

（4）档案数字化硬件、软件设备不足

档案数字化建设是一项以高新技术为依托的工作，通常需要采用信息采集设备、信息存储设备和信息利用设备。其中信息采集设备由档案资料和照片采集设备、声音和影像采集设备以及信息转化设备组成；信息存储设备通常由磁盘阵列、光盘库组成；信息利用设备通常由计算机、万维网、打印机、复印机等组成。

档案数字化在硬件、软件等方面都需要大量的投入。如果设备不足或设备落后过时未及时更新、升级，不足以满足档案数字化的实际需求，极易导致信息的丢失、泄漏。

（5）缺乏专业人才

档案管理工作缺乏既懂档案的专业知识又懂计算机和网络安全的专门人才，直接影响到在利用档案管理系统时操作不规范，不能按照规定定期检查、升级服务器的软、硬件，导致系统运行缓慢，甚至系统崩溃，数据丢失。

安全保密措施示例：

（1）员工在其工作过程中接触到的文件资料，均属于客户单位的重要资料，除非确有必要，如自拟文件标题需查看文件内容外，不得阅读文件内 容；不得以任何形式向家属、亲友及其他无关人员谈论可能到的文件内容；

（2）工作场所一律采用内部局域网传输手段，所有人员均不得携带磁盘、光盘等易于存储文件资料的存储介质。因工作需要必须带进的计算机软件工具类应用软件，须经得保密管理员同意；

（3）在客户单位没有人员陪同的情况下，公司员工必须两人以上方可进入工作 场所。所有工作人员，均不得以任何理由单独滞留工作场所；

（4）公司工作人员使用的计算机及其移动硬盘、U盘等，在工作结束后，必须由采购方对其进行低级格式化处理；

（5）由采购方管理部门在数字化加工现场安装全覆盖无死角监控系统，对本项目实施的全过程实时监控。

（6）划分专人专属贮物柜，除与工作有关的工具外其他物品一律不得进入加工场地。

（7）对于数据库内无目录需要补录的文件，数据挂接员可大致浏览文件内容进行补录，对所看内容不得谈论。

（8）扫描员（兼实体文件清点与拆装）与装订员在清点档案时只允许查看页码、目录等与工作有关的内容，正文内容不得仔细浏览。

（9）修图员只能对影像文件做居中纠斜、去黑边污点等操作，查看页码是否连贯，目录与文件命名是否一致，正文内容不得仔细浏览。

（10）项目助理审核电子图片时只能看文字部分是否清晰，内容是否居中居正，图像有无杂点，目录与文件命名是否一致，正文内容不得仔细浏览。

（11）项目经理清点审核装订完成的纸质文件时只能查看装订是否符合标准，页码是否连贯，有无漏页、掉页，档案资料是否放错卷、盒，对正文内容不得仔细浏览。并要做到严格把关，清查各类加工流水表单，做好工作日志。

（12）本项目实施过程中产生的一切数据资料，包括工作日志、加工流水单据、产品质量检验单据与验收记录等全部装订成册，移交采购方。

（13）禁止在数字化加工现场接待与项目无关的人员。

（14）在数字化加工过程中形成的所有工作表单，须妥善保管，不得以任何理由带出工作场所。

（15）所有参加数字化加工用电脑，不得连接互联网，不得通过局域网与相互传递与工作无关的文件和信息。

（16）加工点禁止在场地内使用电话、手机、及其它的拍照、录影设备。

（17）非经施工方许可，不得使用便携移动存储设备，对文件、影像等相关材料、进行复制。

（18）所有电脑USB接口，必须加密封口，密码由采购方管理。确因工作需要，与采购方联系解锁开放使用。

（19）加工用电脑设备等因故障需带出维修，一概要对硬盘进行格式化处理。

（20）登记参与项目的电脑硬盘序号，未经采购方方许可不得私自拆卸，增加或减少硬盘。

建立安全保密工作点评汇报制度：

（1）项目经理每天必须在收工时点评当天的安全保密执行情况，发现隐患及时排除；

（2）每周需向公司电话汇报一周的安全保密情况；

（3）每月须向公司以书面形式向采购方和公司同时报送当月数字化加工进度情况以及安全保密情况。

现场工作行为规范：

（1）注意事项

施工现场布置协调、整齐，公司名称、工作区域均标识清楚。

树立保密观念，每天归还档案时，进行一次保密安全检查，及时消除不安全因素。

使用的喝水杯一律自带，且带有防漏水的旋盖，防止污毁档案文件情况发生。

保持加工场地清洁、干燥，做好日常安全防范工作，做到人离灯灭，做好防毒、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光灯工作，保证档案安全。

项目日常管理员随时检查施工现场安全和保密设施。发现问题立即报告，及时解决。离开实施现场时，必须锁好门窗。

负责拆卷、装订、还回原处工作人员，保证纸质原件档案完好无损，规范拆装。

扫描处理时对不宜高速扫描的特殊介质、有可能导致毁坏的材料，使用平板扫描。本项目一律采用平板扫描的方式。

按时保质保量完成当天任务。

爱护设备，专人操作。

（2）工作纪律

进入客户场地工作人员必须佩戴工作证，穿戴统一工作服，非指定场地工作人员，不得进入。

工作人员随身携带的箱包，统一存放于指定处，不得将于本工作无关的物品带入工作场地。严禁携手机、数码相机、数码摄像机、私有移动存储介质等设备带入加工场地。

工作期间不得吸烟话、谈论与本工作无关的事情。着装整洁，不得穿拖鞋、高跟鞋。

加工现场禁止吸烟。

工作场地内禁止存放易燃、易爆的杂物等危险物品。

严格遵守采购方相关的安全保密制度，严守秘密，不该说的不说，不能做的不做。

未经批准，任何人件，扫描后的

工作期间原则上不得请假。确有要事办理，必须提前一天向项目经理提出书面申请。

（3）工作制度

1.工作时间：

上午工作时间8:00—12:00。

午餐时间12:00—13:00

下午工作时间13:00—17:30

严格遵守采购方的工作时间，在法定工作日上班。若工作时间安排不符合客户单位的工作时间，则以客户单位的安排方式执行。

2.毕事制度

每逢遇到次日为休息日，当天数字化加工的档案，必须全部完成至还卷流程。

档案是历史的真实记录，是国家的重要信息资源。档案信息对于任何单位和个人都有着至关重要的作用，信息外泄会给国家利益、单位利益和个人利益造成重大损失。信息安全是档案数字化过程中面临的一个重要问题。

传统载体档案数字化是推进档案信息化建设的重要基础工作。重视对网络信息的开发、组织、利用，使档案信息资源能够更大限度地发挥作用，采取有效的措施防止信息泄漏，消除泄密隐患，提高档案数字化过程中的安全性，重视保障数字化档案的信息安全，是档案数字化建设中档案管理人员的重要职责。