新手档案员需要掌握的保管期限鉴定

档案的保管期限

我们常说的永久保管、定期保管，这个永久到底有多久？定期到底是指什么？

保管期限是指对档案划定的存留年限。档案在整理过程中，需要按照文件材料归档范围和保管期限表对文件材料划定保管期限，并以保管期限为基础进行分类保管。

保管期限有永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。部分档案根据其专业档案管理办法要求，可能有不同的定期年限，如50年、100年等。

根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》要求，各单位都应该编制本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。各单位内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经重新审查同意后施行。

档案永久由什么判断

1.档案的永久是保管时间和保存价值的判断

档案的“永久”，不是说从古至今产生的档案都必须在当地档案馆保管，而是说档案保管、保存的期限是永久，需要一直保管、保存下去。如上所述，明清以及之前朝代的档案都保管在中国第一历史档案馆，民国档案保管在中国第二历史档案馆。要注意一下，因为历史原因，战乱、朝代更迭、自然灾害等等，历史档案保存下来的并不多，选择北京和南京作为一史馆和二史馆的驻地可能就是因为当时的区位地理因素。

2.档案的永久是保管地点和保存环境的要求

通常所说的档案馆，一般指的都是当地的综合档案馆。综合档案馆可不可以有民国时期，甚至明清时期的档案呢？

按照《全国档案馆设置原则和布局方案》规定，综合档案馆保管的都是新中国成立后本行政区域形成的档案。按照《各级各类档案馆收集档案范围的规定》规定，收集的都是本行政区域各单位的档案。新修订《中华人民共和国档案法》规定，档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。

各地制定的档案征集办法，档案征集的范围包括建国前和建国后的，只要能征集过来都属于馆藏档案范畴，年代越久越是有保存价值，越老越是镇馆之宝。

档案法还规定，博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时是档案的，依照有关法律、行政法规的规定，可以由上述单位自行管理。文物、文献、档案，针对同一事物的不同称谓，是同一个事物的不同属性，保存价值不因自身属性、保管单位的不同而有所区别。无论是档案馆，还是博物馆、图书馆、纪念馆，甚至档案室，只要是永久的保管期限就应该一直存下去。

3.档案“永久”的鉴定

什么是档案？有纸质的文件材料，有图像的照片，有声音视频的声像，有以一定形态存在的实物，还有信息化的电子档案。

这些东西都是和工作有关，那么全部作为永久保管吧！再或者，这个不重要，哪个不重要，不要了，不存了，10年！是否需要保存要对照归档范围来判断，永久、定期要对照保管期限表来鉴定，档案人要熟悉档案管理的各项规则，心中有丘壑，手里活才能顺。

保管期限鉴定的不准确，可能会造成重要档案的丢失，不重要档案的泛滥。《各级各类档案馆收集档案范围的规定》规定，省级以上档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下档案馆接收保管期限为永久和30年以上的档案。如果档案保管期限定低了，可能档案馆都不一定能收到，主动接收都收不到，谈何长久保管，谈何服务利用。

《机关档案管理规定》规定，应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定后，该调整保管期限的调整保管期限，该进行销毁的进而开展销毁工作。已经划分为“永久”的档案，不存在到期的说法，因为它的保管期限是永久嘛！定期的档案才需要进行鉴定，那么“永久”保管期限划错的那部分怎么办？还是说鉴定工作开展的过程中，不分保管期限全部来一次？那代价太大了！档案，是有价值的，或许当下没有发现，没有显露，但是站在历史的角度它的作用是无限的。

不同类型档案的保管期限

一、文书档案的保管期限

1. 永久：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2. 长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

3. 短期：凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

二、科技档案的保管期限

1. 永久：凡是在长远的历史时期内具有查考利用价值的科技档案，都应永久保存。

2. 长期：凡是在一定历史时期内具有查考利用价值的科技档案，都应长期保存。

3. 短期：凡是在一定时期内具有参考利用价值的科技档案，都应短期保存。

三、会计档案的保管期限

1. 永久：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

2. 定期：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。

3. 10 年：月度、季度、半年度财务报告。

4. 30 年：原始凭证、记账凭证、总账、明细账、其他辅助性账簿、会计档案移交清册。

四、人事档案的保管期限

1. 永久：在长期工作中形成的反映干部情况的档案材料。

2. 长期：一般工作活动中形成的档案材料。

3. 短期：临时工作中形成的档案材料。

五、音像档案的保管期限

1、永久：凡是记录和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的音像档案，列为永久保管。

2、长期：凡是记录和反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的音像档案，列为长期保管。

3. 短期：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的音像档案，列为短期保管。

不同类型的档案有不同的保管期限，在实际工作中需要根据具体情况进行判断和划分，以确保档案的安全、准确、完整和机密。同时，在档案保管过程中，还需要注意档案的保护和管理，定期进行档案整理、鉴定和销毁等工作，以提高档案的利用价值。