文书档案的移交与进馆

档案的移交有两个过程：一是各级机关、企业事业单位的文件形成部门应将本部门形成的档案移交给本单位档案机构或档案工作人员，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有；二是各级机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向当地同级国家综合档案馆移交档案。机关、团体、企业事业单位和其他组织发生机构变动或者撤销、合并等情形，应当按照有关规定向有关单位或者档案馆移交档案。本章节的档案移交是指机关、团体、企业事业单位和其他组织按照国家规定把档案交给同级国家档案馆保存的过程。

档案移交的主体

按照《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第 9 号），各级国家档案馆依法接收本级下列组织机构的档案：

（一）中国共产党委员会及所属各部门；

（二）人民代表大会及其常设机构；

（三）人民政府及其所属各部门和单位；

（四）人民政协及其常设机构；

（五）人民法院、人民检察院；

（六）各民主党派机关；

（七）工会、共青团、妇联等人民团体；

（八）国有企业、事业单位。

各级国家档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。乡镇机构形成的档案列入县级国家档案馆接收范围。机关撤销或合并的，按照《机关档案管理规定》第五十四条办理。

移交进馆的范围

移交单位应当按照《档案法》第十三条和本机关（单位）档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，将在职能活动中形成的保管期限为永久和定期 30 年的各门类、各载体档案移交进馆。进馆档案门类主要包括文书档案、专业档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等。

移交进馆的时间

根据《山东省档案工作条例》，列入省级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满十五年，向省级国家档案馆移交。按照《中华人民共和国档案法实施条例》规定，设区的市级国家档案馆接收范围的档案，应当自档案形成之日起满二十年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，应当自档案形成之日起满十年即向有关的县级国家档案馆移交。根据《电子档案移交与接收办法》，自电子档案形成之日起五年内应向国家综合档案馆移交。

经同级档案主管部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关的国家档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件不符合要求或者存在其他原因可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关的国家档案馆移交。

如果单位想提前移交进馆，可与档案馆进行沟通，经档案馆同意，提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的，涉及政府信息公开事项的档案按照档案利用规定办理。

档案移交的要求

01移交准备

机关单位向国家档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。两项工作结束后，应当按照结果对检索工具进行更新、调整。档案应齐全完整，电子档案应符合相关要求，经过系统整理，有档案目录，其他检索工具和参考资料齐全，交接手续完备。

02移交内容

档案移交进馆时，应当做好三个“一并”，将档案原件与相应复制件、档案检索工具、编研成果一并移交。按要求设立全宗卷的机关，应将管理进馆档案的全宗卷一并移交进馆。

移交进馆的流程

01沟通

确定进馆后，与档案馆及时沟通，做好档案移交进馆准备工作。

02整理

组织人员或请外包部门对拟进馆档案进行整理编目和数字化加工。各单位应严格按照国家有关标准规范进行整理，文件排列有序、档号编制规范、著录完整清晰。做好解密划控工作。对其中的涉密档案应按照《中华人民共和国保密法》和《国家秘密解密暂行办法》规定，在档案移交进馆前完成到期涉密档案的降密解密审核工作。

03数据质检

整理工作结束后，由档案馆对进馆档案案卷质量进行总体验收，对电子档案数据进行专项检查。

04清点、核对，填写档案交接文据，进行档案交接

待数字化成果检查合格后打印纸质目录及其他相关报表材料，商定档案实体进馆时间，机关与档案馆应指派专人对拟移交档案级有关资料进行清点，对照移交清册进行核对，双方共同确认无误。填写档案交接文据，进行档案交接，完成档案进馆工作。