档案利用工作的基本要求

档案需求决定着档案开发利用的活动规律，影响提供利用服务方式的选择，是利用的动力。秘书要了解单位中心工作，获得单位近期重大生产经营活动和工作重点的信息，通过档案利用的信息反馈或直接征求利用者的意见，了解利用工作的效果和动态，掌握现实工作对档案的利用需要，做好档案信息资源开发工作，为利用者提供有针对性的档案服务。

秘书在档案利用服务工作中要掌握主动权，主动上门服务，积极、准确、及时地向利用者介绍、报道和提供档案，减少查阅调档的盲目性，提高查准率、查全率和查找速度，使蕴藏在档案中的静态信息迸发出活力，最大限度地发挥档案的作用，给单位带来现实效益。

档案作为单位的一项战略信息资源，如果得不到及时利用，其利用价值就会随着时间的推移逐渐减小甚至失去，造成档案信息资源的极大浪费。另一方面,时间对于单位，就意味着机会和效益。单位在决策、生产、经营活动中需要及时获取各种信息，以满足竞争和发展的需要。因此，秘书应把握时机，及时把有利用价值的档案提供给有关部门和人员。

现代企业之间的竞争，既是生产能力和经营策略的比拼，也是获取和利用信息的较量。档案是单位重要的信息资源，保存档案的目的是为了发挥其在单位经营活动中的作用，使单位在竞争中凭借档案信息，获得先机，占据优势。但是，档案中有的内容涉及机密，关系到单位的利益，在一定时间和范围内带有一定的秘密性。这就要求秘书既要方便档案利用，又要维护档案信息的安全，处理好利用与保密的关系。应认真审定和严格掌握档案开放范围、开放时间，正确判定和调整档案密级，该保密的坚决保密，该开放的一定开放。在主动提供利用服务时，特别要注意保护档案信息的安全，对不同级别的用户分别对待，给予不同用户不同的权限，既实现档案的利用价值，又保障单位的利益。

利用工作是档案工作服务于单位的中心工作，是档案工作与单位员工之间的纽带与桥梁。秘书应树立服务意识，积极创造条件，不断完善服务方式和手段，充分运用信息处理与网络技术，大力开发档案信息资源，想利用者之所想，急利用者之所急，竭诚为利用者服务。