档案收集的要求

档案的齐全是指各种门类和载体的应集中保存的档案，均收集进档案部门，不能有遗漏或残缺。档案的完整是指归档的每一份材料都完好无缺。

一个组织的活动不是孤立进行的，是与各方面有着密切联系的。要确保收集档案的齐全完整，必须采取有效的措施。

第一，制定各种有约束力的规章制度，强化人们的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序。

第二，认真执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本单位的情况，确定符合实际的具体的归档范围、办法和要求，便于遵照执行。凡是本单位工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、簿册、声像、光盘、磁盘等各种载体的文件材料均应列入收集范围。重点收集反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括单位自己制成的有价值的文件材料，上下级机关、同级平行机关及其他针对本单位主管业务和密切联系的各类文件材料。

第三，将单位立卷归档工作纳入业务部门的职责范围，作为岗位责任制或其他制度中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整。

第四，严格按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，对收集到的文件材料进行鉴定，准确地确定档案的存毁，使反映本单位重要实践活动和重要事件的材料都能归档。

档案能反映单位的历史面貌和工作特点。档案部门应保证归档文件材料的准确性、系统性，做到：

执行归档制度与归档外的收集相结合；

账内文件与账外文件的收集相结合；

红头文件与图纸、报表、会议记录等非正式文件的收集相结合；

纸质文件与非纸质文件的收集相结合。要充分考虑档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中的积极作用，着重收集反映本单位及其内部职能活动和历史发展状况的档案，保证收集的档案能够历史地反映一个地区、部门、专业系统、单位的历史脉络。

档案的来源是分散的。通过收集工作可以使馆(室)藏档案齐全完整、内容丰富，实行统一的科学管理和有效利用。一个单位形成的全部档案由本单位档案室集中管理，各单位形成的有长久保存价值的档案移交给档案馆保存，集体和个人所有的档案必要时档案馆也可代管、征购或收购。在实际工作中，文书部门、档案室和档案馆应密切配合，积极推行标准化，才能改善和提高归档和入馆档案的质量。在档案收集中积极推行进馆(室)档案的标准化，是档案管理科学化和现代化的要求。文件形成阶段应规范文件结构、纸张规格、书写材料，档案馆(室)接收档案要有明确、具体、统一的质量要求，在区分全宗和分类立卷、划分档案保管期限、案卷编目装订与排列等一系列工作中推行标准化。

全宗是一个机关档案的整体。一个机关的各项工作活动有着密切的联系，形成的全部档案材料在来源、内容、形式、时间等方面存在着固有的联系，是一个不可分割的整体。在档案收集中，必须把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中到一个档案室或档案馆统一保管，不允许人为分割。保持全宗的完整性是档案管理中的一条基本原则，只有在收集时坚持全宗的不可分散性，才能为以后的整理、鉴定、保管、统计等各项业务活动奠定良好的基础。要保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系。一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆，这是档案收集中必须坚持的重要原则。在档案收集中，还应注意保持全宗群的系统性和不可分散性。若干互有联系的全宗称为全宗群。保持全宗群的完整性，把一个全宗群的全部档案集中到一个档案馆，有利于反映一定地区某一时期工作活动的全貌。

档案收集工作是要解决档案分散形成与集中管理的矛盾，大力丰富馆藏。为了保证收集渠道畅通，建立合理的档案收藏结构，在收集工作中必须加强馆、室外调查工作，了解、分析和掌握各机关、部门档案形成规律，增强档案收集的目的性和针对性。要合理安排各类档案的接收时间，制定切实可行的接收制度和要求，对档案的形成进行指导、监督和检查，加强档案标准化和规范化工作，合理安排各类档案的接收时间，尽可能精练应收集的档案，确保档案收集工作的质量。

档案馆应从本馆职责范围出发，调查了解每一立档单位的历史和现状，形成档案的内容、数量、整理状况及保管条件等，合理地确定应移交档案的单位并编制进馆档案全宗名册，统筹安排进馆档案的范围、时间和数量。档案室在收集工作中，要掌握本单位工作活动的基本情况，形成文件材料的类别、内容和数量,按立卷归档制度适时接收。