人事档案统计工作的步骤

人事档案统计调查是认真研究人事档案工作的开始，是整个人事档案统计工作的基础。人事档案统计调查的方式按照组织形式可分为统计报表制度和专门调查两类。

(1)人事档案统计报表是根据原始记录和有关人事档案工作的资料，按照统一的表格形式、统一的报送时间和程序，由基层单位自下而上地提供一定时期内人事档案工作有关资料的一种工作统计调查的组织形式。人事档案统计报表制度的基本内容包括人事档案统计报表的指标及其体系的确定、报表形式的设计、表实施范围的规定、报送程序和日期的统一以及编写填写说明等。

(2)专门调查是根据一定的要求，研究人事档案工作中某些重要问题而专门组织搜集人事档案统计资料的形式。在实际工作中，为了对某些方面进行检查，便于指导工作，可采取专门调查的形式，不定期地统计一个方面的专题内容，如人事档案管理人员基本情况统计、库房设备情况统计、整理人事档案情况统计等，专门调查的范围可大可小，可以是全国乃至世界，也可以是某地区，某行业或某一社会组织；既可以是全面调查，也可以是抽样调查。究竟采取何种方式，应根据各专门统计工作的目的、任务及统计对象的实际情况，全面考虑所需经费、人力、物力、时间等因素。

统计调查所收集的资料是分散的、不系统的，只能分别反映档案管理工作总体单位的个别特征，而不能反映档案管理工作总体的特征，更不能认识档案管理工作这个总体内在的规律性。即使在人事档案统计调查阶段收集到正确、丰富的原始资料，如果不按科学的原则和方法对其进行整理，并进行统计分析，也难以得出正确的结论。因此，统计资料的整理既是统计调查的继续，又是统计分析的必要前提。

从人事档案管理工作的需要出发，人事档案统计资料的收集目前基本上是通过制发统计报表的形式，由各级组织、人事部门逐级汇总上报。统计资料的整理要从实际情况出发，本内容可分为以下五点：

（1）根据研究人事档案工作诸问题的要求，确定反映人事档案统分析需要的统计指标(项目)；

（2）人事档案统计基础材料的建立和管理；

（3）对人事档案统调查取得的统计资料进行审核；

（4）对人事档案统计调查的各类统计表进行汇总并整理出服全面、系统的汇编资料；

（5）人事档案统计历史资料的整理。

为更好地服务于人事档案管理工作，还应注重人事档案统计资料的积累，珍惜各时期有使用价值的各种人事档案统济资料。通过系统整理汇编成册，并妥善保存，既要整理现实的统计资料，也要重视历史资料的整理。

人事档案统计分析是在统计资料收集和整理的基础上，运用科学的统计方法对所研究的人事档案工作的现象由此及彼、由表及里地进行分析研究，进而从中发现问题、找出内在联系和发展规律。

人事档案统计分析的任务包括检查对人事档案工作有关政策规定的执行情况；检查人事档案工作计划完成情况；分析人事档案工作和人员队伍的发展变化情况，为制定人事档案工作的有关政策规定、规划提供数字依据。

根据具体的统计工作任务、目标及收集资料的特点，可以选用对比分析、交叉分析、静态分析、动态分析、专题分析、系统分析等方法来进行分析。