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(二)档案作用方向转移
文件转化为档案以后，不仅从主要发挥现行效用转变为主要发挥历史查考作用，而且发挥作用的方向也会发生一些变化。原始文件的形成往往是出于行政或业务的单一目的或用途，比如：一个房地产契据是出于买卖成交的需要形成的，套基建技术图纸的设计是出于工程的需要形成的。但当它们成为档案后，发挥作用的方向则可能超越其档案形成者的预想，其目的和用途可以扩展到其他的领域比如：房地产契据、账册、员工名册可以作为研究社会或经济问题的资料；基建技术图纸有可能作为边界谈判时维护国家领土完整的证据。

(三)档案机密程度递减
档案是历史的产物，是在人类活动中产生的，人们的某些活动会涉及国家组织、个人的利益和安全。为了维护国家、集体、个人的利益，对具有机密性的档案需要采取保密措施，一般可分为绝密、机密、秘密等不同等级加以管理。档案作用和价值的实现被限制在可以接触这些档案的利用者范围内。在这方面我们应该按照国家的有关规定执行。

同时，我们又应该看到，档案的机密性不是一成不变的，随着时间的推移和条件的变化也会发生变化。除了有些涉及国家政治、军事机密和科学秘密的档案仍须保密以外，其他一些档案就可公之于众而不再保密了。一般来说，档案机密性的逐渐弱化是一个总的趋势，表现为档案机密性的强弱与档案保管时间成反比。档案管理者应该善于利用档案机密程度递减的规律，依法逐渐扩大档案的开放范围使档案的价值得到更广泛的实现。

(四)档案作用的发挥取决于一定的条件

档案的作用是客观存在的，但它是潜在的，不会自发地发挥出来。档案的作用——社会效益和经济效益发挥得如何，取决于一定的条件。

1.社会环境。社会环境包括社会制度、国家的法制情况和方针政策、社会的经济发展水平等，它们都直接地影响着档案作用发挥的程度、方向等。良好的社会环境能够使档案的作用得到充分的发挥。现在，在党的正确方针、路线的指引下，档案工作已走上正常发展的轨道，档案作用得到了较好的发挥。

2.社会的档案意识。档案意识是指人们对档案的认知水平和认识程度，表现为人们对档案的需求程度和档案工作者能满足需求的程度。人们若具有较强的档案意识，就会促进档案利用的需求,档案作用发挥得就好，产生的社会效益、经济效益就高；如果人们档案意识淡薄甚至没有档案意识，即使有利用档案的需求也难以转换为利用档案的现实行为。同时,档案工作部门服务意识强，档案的作用也就发挥得更充分。我们要加强档案的宣传工作，增加档案工作的透明度，通过各种形式提高人们对档案工作的认识。

3.档案的管理水平。要使档案更好地发挥作用，必须采用科学、现代化的管理方法，使档案在提供利用上保持良好的服务状态，提高档案的利用率。相反，如果档案管理不善，需要时无从查找，服务质量低下，查询手段落后，合理的拒用率很高,就会严重影响档案作用的发挥。因此，深入开发档案信息资源，提高档案科学管理水平，加速实现档案管理的现代化，提供优质高效的档案利用服务，是今后档案工作的重要任务。

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