档案整理工作的原则

档案整理工作必须有一定的标准和依据，按照一定的原则和要求进行。档案整理工作的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，充分利用原有基础，区分不同价值，便于保管和利用。

文件材料是单位工作活动的产物，其内容反映了单位历史活动的性质、职能任务和发展历程。根据形成文件的内容特点与规律整理，才能对档案进行恰当的分类与合理的组织。

文件材料是在文书处理中形成的，体现出文书格式、语言文风、行文关系、载体材料和技术环境的特征。依照形成文件的形式特点与规律整理，才能正确处理档案材料的特殊问题。

正确认识和理解文件材料内容和形式上形成的特点与规律，在整理工作中将两者有机地结合，就能客观地反映一定时期单位各项活动的历史真实面貌，使档案的分类、组合工作有效地进行。

1.来源联系。文件的来源即文件的产生和处理者。文件材料的来源方面联系，是指产生和处理这些文件的内部机构、组织和个人的异同关系。文件不是凭空产生的，而是由具有一定职权和职责的组织或个人在其活动中形成的。只有把同一来源的文件集中，才能完整、全面地反映该组织或个人的职权职责和工作活动情况。

2.时间联系。文件材料在时间方面的联系，是指文件产生和处理的时间范略上的异同关系，具体表现为自然的先后顺序和一定的起止过程或阶段。任何单位的工作活动，都有一定的时空范围，具有一定的过程和阶段，因而文件在产生和处理过程中，必然形成自然的时间联系。保持文件的时间联系，就能按其自然形成的先后顺序，依次反映出单位活动的发展运动过程，便于按过程、分阶段管理和利用档案。

3.内容联系。文件材料内容方面的联系，是指文件产生和处理过程中所反映和涉及的工作、活动、问题、事物、事件、人物方面的异同关系。文件材料是单位内部机构或个人在履行一定职责、解决一定问题时形成的，保持同一内容的文件的联系性，就能集中反映机构或个人某项职责、某方面工作活动的基本面貌，便于按内容集中管理和利用档案。

4.形式联系。文件材料形式方面的联系，是指文件在制作材料、记录表达方式、种类名称等方面的异同关系。文件必须按一定的形式产生和处理。保持文件形式方面的联系，就能把相同载体、记录表达方式和种类的文件集中，便于按形式上的特征管理和利用档案。

充分利用原有的整理基础，既可以保持文件材料之间原有的历史联系，维护单位的历史真实面貌，又可以节省人力、财力、物力和时间，保证整理质量，降低整理成本，提高工作效率。

整理档案要尽量在原有整理基础上进行，充分尊重和利用档案原有的整理成果，不轻易打乱已有的整理体系。原有整理结果基本能用，可以维持原有状态；局部不合理、不可用，进行局部调整，纠正其中整理不当和整理有误的地方；原有整理基础混乱，不能达到有效管理目的，需重新整理，作必要的加工。

档案整理过程中，区分档案的不同价值、划分保管期限是一个关键的环节。它有利于减轻日益增多的档案给保管场所和设备带来的压力，集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。通过判定档案的价值，档案人员能够进一步掌握档案的内容和效用，针对实际情况提出开发利用的具体建议，指导档案的利用工作，充分发挥档案的作用。