(一)根据纸质档案幅面的大小以及可否拆卷选择
1.A3、A4的文书档案及照片档案可采用平板扫描仪或高速扫描仪。
2.A0号及A0号以下的工程图纸和大幅面档案可采用宽幅扫描仪。
3.对不能拆卷的精装本、线装本等档案文件可采用零边距扫描仪。
4.超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。
(二)根据纸张质量以及现有设备选择
1.对新中国成立前档案及新中国成立后至70年代的档案，由于其保存年代较长，保存的环境较差，使用的纸张大小不一，整理的要求不完全符合规范，纸张容易破损、脆变，可采用平板扫描仪扫描。
2.对新中国成立后80年代至今的档案由于其保存年代较短，纸张质量较好，档案整理较规范，可采用高速扫描仪扫描。
3.对工程图纸的扫描，由于其纸张幅面大都为A0~A2之间，可采用宽幅扫描仪扫描。宽幅扫描仪一般都自带有消蓝功能，可根据扫描单位的要求设定扫描模式。
4.对不具备以上全部设备的单位可采用数码翻拍仪，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行纸质档案的数字化；对只有平板扫描仪的单位也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理大幅面的纸质档案。
5.应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。
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