建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它记载了工程项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工到竣工验收等环节的情况，是工程建设过程和建设成果的真实反映。随着经济社会的快速发展，大量建设工程项目迅速涌现，也因此形成了大量建设工程档案。这些档案对建设工程项目的社会经济价值与寿命保障，以及将来工程项目的优化都具有重要的参考价值。因此，建设工程档案的管理水平关乎工程质量的优劣。笔者认为，应从以下5个方面做好建设工程档案管理。
制定建设工程档案管理制度及编制方案
完善的管理制度是做好建设工程档案管理的基本保证。《建设工程文件归档规范》指出，建设工程文件包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件；建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。具体来看，有关单位和个人要落实好持证上岗要求，明确岗位责任，由各施工管理人员负责管理建设工程资料，以便资料员及时收集。此外，建设工程资料整编方案是工程资料整理的依据，要在该方案中要明确各施工检验批次的划分数量、材料的检验批次、检查点数、各个分部工程施工工序的检查验证部位，使工程资料记录情况与实际施工情况保持一致。
记录和收集好建设工程资料
工程档案是施工项目质量情况的真实反映，应真实记录。因此，各项施工记录必须按照施工进度同步整理、收集、归档。在工程开工前，有关部门和个人应及时收集建设工程准备阶段文件，包括前期手续立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。对于施工文件，应做到程序、内容连贯。在施工全过程中，施工单位技术人员应将施工现场发生的施工内容以资料形式及时记录并归档，避免发生资料遗漏或资料内容与现场实际不符等问题，严禁积压到最后补做。各施工单位要指定专人定期收集并检查整理施工文件，查漏补缺，及时纠正问题。
项目部负责汇集各施工单位的施工文件、收集设计单位发出的设计变更文件、监理单位发出的监理通知单及回复整改报告，以及各分包单位的验收资料等，还要负责查验建设工程项目竣工验收活动中形成的文件是否及时收集，分部工程质量竣工验收记录是否齐全，各方签章是否有遗漏，施工质量控制资料记录有无缺失，隐蔽验收记录及物质资料是否齐全有效，安全和功能检验资料收集整理是否齐全，消防验收、防雷验收、室内环境监测、沉降观测、电梯验收、节能检测验收等是否齐全，并制定相应措施。
确保工程技术资料真实、准确、完整
真实性是工程技术档案的灵魂，否则，工程技术档案不能将单位工程质量状况系统地、全面地展示出来。一旦出现工程质量问题，相关技术资料非但不能作为技术证明和材料支撑，反而会因资料混乱、无据可依而造成误判。同时，有关单位和个人也不能为了在工程档案中展现更高的工程质量而弄虚作假，造成资料与现场施工情况不符、扭曲事实的问题。工程技术档案的整理必须要实事求是、客观准确。所以，要坚决杜绝工程施工记录造假问题。
真实性、准确性是做好工程技术档案的核心。要从地基与基础分部、主体结构分部、装饰装修分部等各分部工程中细致划分出各分项工程，划分要有依据，符合施工现场实际情况。混凝土试块强度统计、评定记录等都需要进行质量评定，所有的统计、记录都要填写规范，要严格按照有关要求进行数据计算，不得随意填写。在所有工程档案中不允许出现涂改现象，资料所用表格要统一，禁止出现资料表格形式不统一以及表格前后不对应的问题。在资料文字记录中应使用规范用语，避免出现口语等非规范用语，保证资料的统一规范性，以免产生异议，为此，也要通过培训等措施提高资料相关人员的技能与知识水平。
工程档案的完整性主要表现为施工管理文件的完整性、施工技术文件的完整性、施工原材料出厂质量证明及进场检测文件的完整性、施工记录文件的完整性、施工试验记录及检测文件的完整性。一份完整的原材料资料不仅需要原材料的报审报验手续，还需要相应的出厂质量证明文件及复试试验报告。质量控制资料除原材料资料外，还应包括各分部工程、分项工程的隐蔽验收记录，施工测量放线资料和功能性试验报告等，以使质量评定中的数据有据可循。
整理保管好技术资料
由于现场的技术资料分散在很多项目管理人员手中，所以需要专人收集资料并进行统一的分类整理。资料要按照单位工程、分部工程、分项工程逐项分类整理。档案资料员应养成“三勤”（嘴勤、手勤、腿勤）的工作作风，勤于询问质检、安全、材料等方方面面的施工进展情况，对已发生和即将发生的施工内容做到心中有数，实时了解施工进展和材料使用情况，及时报验，并要见证送检；必须及时填写各种隐蔽工程资料，并及时报监完成验收；随时到现场落实工程施工内容，如，现场配筋是否与施工图纸相符，是否发生设计变更，管道防腐保温是否按设计及规范要求施工，进场材料是否按规定完成取样送检等；做到资料与施工同步进行，真实记录工程施工全过程，做好施工过程中各种影像资料的收集归档工作。
项目部要配置专职档案资料员，负责制定并完善资料保管制度和借阅制度。此外，项目部应在档案室、档案柜内放置防虫、防霉等物品，做好防尘、防潮、防高温等措施，保管好建设工程资料。
统一档案管理软件和规范执业制度
与建设工程有关的档案资料管理软件较多，各有优缺点，目前还未进行统一的技术整合，没有实现档案的网络化管理。建设工程项目中的岗位分工不同，需要签认和管理的工程技术档案不同、保存时效不同，为保证档案真实并与工程同步进行，需要一款能够实现不同技术人员在各自电脑上完成各自负责内容的资料传递和收集工作的软件。因此，有关单位应鼓励软件开发企业与各职能部门一道，尽早开发出可以实现技术资料网络化收集管理的软件，尽早实现电子档案资料的传报、移交，代替传统纸质工程档案资料报送、移交的模式，更好地提高建设工程档案管理效率、保障建设工程档案管理效果。
|
