近期，安徽省桐城市档案局依据《中华人民共和国档案法》《安徽省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律法规及《档案服务外包工作规范》行业标准，持续优化监管机制，推动档案外包服务向规范化、专业化与安全化方向稳步发展。
市档案局印发《关于进一步规范档案服务外包工作的通知》，明确要求发包单位须对服务企业的资质信用、管理制度、涉密档案加工能力等进行全面审查。承接涉密档案数字化业务的企业必须取得乙级及以上涉密资质，并将服务内容、档案数量等信息向市档案局备案。严格规定项目人员资质不达标不得进场、技能考核不过关不得上岗、样品整理不合格不得开工、产品验收不合格不得接收进馆，切实从源头上堵住安全风险漏洞。
在数字化加工现场，市档案局通过“监督检查+动态监控”双重机制加强合规管控。督促发包单位履行监督检查职责，要求外包企业签订安全保密协议，严格落实人员、场所、设备及整理加工全过程安全管理要求。现场配备视频监控，对人员出入和数字化设备使用实施登记管理，严禁私人存储介质及手机、相机等设备进入工作区域，确保档案实体“零损毁”、档案数据“零泄露”。
建立“自检+三方联验+分级抽检”验收制度。外包企业完成自检后，发包单位须对数字化成果进行100%自动检验与10%人工抽检。进馆前由档案馆进行复核，大型项目则由市档案局、市档案馆、发包方和外包企业共同开展联合验收，重点核查档案目录的准确性、图像的清晰度及元数据的完整性。对存在问题的档案实行“销号整改”，成果不合格不予接收。此外，将外包监管成效纳入年度工作考核体系，实施外包企业准入备案管理，建立企业信用档案，对违规行为实施“黑名单”制度，持续提升档案外包服务的规范化水平和风险防控能力。 |
