一、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，主要内容包括以下几点。
1.根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。
2.依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位(并责成设计、施工及监理单位)可用铅笔临时填写档案号。
3.对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。项目档案整理情况说明撰写一般包含以下内容。
(1)项目介绍，包括工程概述；可行性研究报告、初步设计、建设工程规划许可证等立项、审批主要文书的题名和文号；工程总投资、总占地面积、总建筑面积、主要工艺设备、主要生产能力以及开工和竣工时间；建设单位以及设计、施工、监理等主要参建单位名称；单项工程、合同标段工程、单位工程等的划分和工程质量评定验收情况；主要的设计变更内容等。撰写时可利用初步设计、施工总结、监理总结等材料。
(2)项目档案整理工作依据的标准规范、档案分类方法、档号设置说明等。
(3)项目档案数量，包括总案卷(或盘、册、张)数和各单项工程、各合同段工程档案数量；文字材料、图纸、照片、录像等不同载体的数量。
(4)档案收集和整理工作中需要补充说明的其他问题，如无特殊情况则不必撰写，例如，项目档案整理、排列中，对多个单项工程或单位工程共用材料排列上的特殊处理作出补充说明。
(5)档案套数以及归属流向、档案汇总整理人员名单。
(6)落款及公章。
4.负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。
二、项目档案的移交
项目档案经验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后的三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交
建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位进行项目档案移交时，应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等并有完备的清点、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。如建设单位同时也是生产使用单位、业主单位，则无项目档案移交程序。
项目竣工验收后，在大中城市规划区范围内的重要建设项目，建设单位应在六个月内向城市档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
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