前 言
本标准按照GB/T１．１—２００９给出的规则起草。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局经济科技档案业务指导司、国泰君安证券股份有限公司。
本标准主要起草人:姜延溪、蔡盈芳、喻健、穆青、刘俊、施燕华、彭蒙蒙、缪虹、肖蕾、孙俊、王敏、姚爱红、周乾。
证券业务档案管理规范
１ 范围
本标准规定了证券业务档案工作总则、管理体制、管理岗位职责，以及在办理证券业务活动中产生的且具有保存价值的业务文件的整理、归档，证券业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求和方法，以及业务电子文件归档与电子档案管理。
本标准适用于证券公司证券业务档案的管理与利用。
２ 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范
DA/T 68 档案服务外包工作规范
JR/T 0110 证券公司客户资料管理规范
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
３ 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1 证券公司 securitiescorporation
依照«中华人民共和国公司法»和«中华人民共和国证券法»设立的经营证券业务的有限责任公司或者股份有限公司。
3.2 证券业务文件 securitiesbusinessrecord
证券公司在证券业务办理及服务活动中形成各种文字、图表、照片、声像等不同载体形式的记录。
3.3 证券业务档案 securitiesbusinessarchive
具有凭证、查考和保存价值的证券业务文件。
注:证券业务档案包括但不限于经纪业务档案、投资银行业务档案、证券投资业务档案、场外市场业务档案、信用业务档案、资产托管与运营外包业务档案。
３.3.1 经纪业务档案 brokeragebusinessarchive
证券公司在证券客户开户、委托、交易、客户回访等经纪业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的文件材料。
３.3.2 投资银行业务档案 investmentbankingbusinessarchive
证券公司在证券发行、承销、交易、企业重组、兼并与收购、项目融资、财务顾问、持续督导等业务过程中形成的具有保存价值的文件材料。
３.3.3 证券投资业务档案 securitiesinvestmentbusinessarchive
证券公司在证券投资决策研究、制定投资决策、执行投资操作、接收反馈、修正投资方案和项目总结等过程中形成的具有保存价值的文件材料。
３.3.4 场外市场业务档案 overＧtheＧcountermarketbusinessarchive
证券公司在交易所以外由买卖双方通过OTC或当面议价等形式成交过程中形成的具有保存价值的文件材料。
３.3.5 信用业务档案 creditbusinessarchive
证券公司在信用业务中办理客户征信、客户筛选与初审，客户签订合同、开户、委托、交易等业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的文件材料。
３.3.6 资产托管与运营外包业务档案 assettrusteeshipandoperationoutsourcingbusinessarchive
证券公司接受委托，依据法律法规的规定和合同协议的约定，作为独立的第三方，在为客户持有或管理的资产提供资产保管、投资清算、估值核算、投资监督、信息披露、份额登记、交易支持、投资风险、资金划拨、系统对接、数据传输、信息递送、报表对账、绩效评估等专业服务环节中形成的具有保存价值的文件材料。
３.4 立卷 filing
将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
[DA/T１Ｇ2000，定义５.１０]
注１:证券业务档案的立卷方式包括但不限于按户立卷、按类型(项目)立卷两种。
３.4.1 按户立卷 filingbythecustomer
以客户为单位，按户组卷，原则上同一客户形成的所有文件材料立为一卷。
３.4.2 按类型(项目)立卷 filingbygenre(project)
以业务类型(项目)为单位，将同一业务类型(项目)形成的各种文件材料按时间顺序组成具有有机联系的案卷。
４ 总则
４．１ 证券业务档案是维护证券公司和客户利益的重要原始凭证，是证券公司档案的重要组成部分，应纳入证券公司档案工作体系，实行集中统一管理。
４．２ 证券公司应建立健全统一的业务文件材料归档管理制度和业务档案保管、利用、鉴定、销毁等管理制度，将证券业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作计划，列入业务机构职责范围和业务人员岗位责任制，列入公司考核体系和奖惩制度，确保证券业务文件材料的完整归档以及证券业务档案的真实、完整、有效和安全。
４．３ 证券公司应对证券业务档案中的客户信息保密，严禁擅自泄露客户信息。
４．４ 证券公司在做好纸质载体业务档案管理的同时，应将业务电子文件归档和电子档案管理纳入本单位信息化建设和档案工作规划、计划，配备必要的人员、资金和设施设备，为证券业务电子文件归档和电子档案管理提供保障。
４．５ 证券业务档案同时具有纸质与电子两种载体时，应在内容、相关说明及描述上保持纸质档案与电子档案之间的有机联系。
４．６ 证券公司在服务军工等项目时形成的涉密业务档案，应参照国家相关安全保密规定管理。
５ 管理体制和管理岗位职责
５．１ 档案工作体制
证券公司应明确档案工作的分管领导，设立专门档案管理机构和岗位，配备专职档案人员，各业务机构应配备专职或兼职档案人员。
５．２ 业务部门职责
５.2.１ 证券公司业务人员应负责积累其在工作中形成的业务文件，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责，并及时将办理完毕、有保存价值的业务文件及时向本机构专兼职档案人员移交。
５.2.２ 证券公司业务机构专兼职档案人员应负责收集、整理本机构归档的业务文件，定期将已整理的业务文件及文件清单向档案部门移交，并办理归档交接手续。
５.３ 档案部门职责
５.３.１ 证券公司档案部门应对证券业务档案工作进行统筹规划，指导、监督业务机构业务文件的形成积累、整理及归档工作，并负责证券业务档案的保管、利用、鉴定和销毁工作。
５.３.２ 证券公司档案部门应参与本单位业务系统的规划、设计、开发、实施等工作，提出电子文件归档需求和对实现过程的跟踪，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。
５.４ 信息技术部门职责
证券公司信息技术部门应负责为证券业务档案管理提供技术支持。
５.５ 档案人员要求
５.５.１ 档案人员应熟悉证券业务，具备档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。
５.５.２ 档案人员应保持相对稳定。发生岗位变动时，应办理好档案工作交接手续。
５.６ 档案管理模式
证券公司对证券业务档案可采取本单位集中管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的档案服务承包方管理的管理方式。采取委托管理方式的，应按照DA/T６８的相关规定执行。
６ 业务文件的整理与归档
６.１ 归档范围
６.１.１ 证券公司在证券业务办理及服务活动中直接形成的具有保存价值的业务文件均应收集、归档。
６.１.２ 证券公司证券业务文件材料归档范围可参见、但不限于附录A。附录A 中的保管期限为参考期限，证券公司可依据国家相关规定及本单位实际情况作相应调整。
６.1.３ 归入证券业务档案的各类文件应是正本。如文件同属管理类档案和业务档案归档范围，一般管理类档案存正本，业务档案存副本或复制件。
６.2 立卷
经纪业务和信用业务形成的文件材料多为客户材料，按照JR/T０１１０的要求，可采用按户立卷的方式整理。投资银行业务、证券投资业务、场外市场业务和资产托管与运营外包业务形成的文件材料可采用按类型(项目)立卷的方式整理。
６.３ 分类
证券业务文件材料可采用“业务类型—保管期限—年度—机构”或“保管期限—年度—类型(项目)”的方法进行分类。证券公司也可根据本单位实际情况，结合业务档案形成特点制定分类方案。分类方案一经确定应保持稳定。
６.４ 排列
按户立卷整理的客户资料，一般按资料形成时间顺序先后排列，相关联的材料或者相同类型的材料应连续排列。
按类型(项目)立卷整理的业务文件，相同业务类型文件按时间顺序结合文件重要程度进行排列，有监管机关正式批复的以批复为首页，其他材料按时间顺序排列。相关联的文件材料应该连续排列，组成卷内文件。
６.５ 编页
证券业务文件应以卷为单位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置编制页码。
６.６ 编目
证券业务文件应依据分类方案和排列顺序编制卷内文件目录、案卷目录、备考表等，具体要求参见GB/T１１８２２相关规定。
６.７ 编号
证券业务档案档号可采用“全宗号Ｇ档案门类代码·年度Ｇ保管期限Ｇ机构代码Ｇ业务类别号－案卷号”的结构。其中，档案门类代码是指证券业务档案作为一个专门的档案门类的代码，其编制规则可参照文书、科技、会计等其他档案门类。业务类别号是指证券公司经纪、投资银行等六大类业务的代号，可用汉字拼音字母或阿拉伯数字标识。
６.８ 装订
按户立卷整理的，须按照一户一卷要求将同一客户材料逐一放入相应档案袋内。证券账户客户档案材料可按照每一笔业务流水的时间顺序排列，直接放入档案盒。
按类型(项目)立卷的文件材料，可采用线绳等装订方式。
７ 业务档案的保管
７.１ 证券公司应依据证券业务档案的载体选择档案存放设备，并设置与本单位档案工作发展相适应的档案库房。无条件配置档案库房的证券公司，可委托具有相应资质的档案保管外包服务机构代为保管。
７.２ 档案库房应保持干净、整洁，库房防护功能及温、湿度应符合GB/T１８８９４、DA/T１５和JGJ２５对各类档案载体的保管要求。
７.３ 证券公司应对证券业务电子档案进行在线存储、近线备份和离线备份，保证证券业务电子档案的安全、可靠。
７.４ 证券公司档案部门应每年对证券业务电子档案的可读取性进行检测，形成检测报告，确保电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。如出现不可读取风险，应及时进行证券业务电子档案迁移。
８ 业务档案的利用
８.１ 利用证券业务档案应办理相关手续，严格遵守登记和审批制度。
８.２ 已经采取电子档案管理方式的，查阅证券业务档案时，应优先查阅电子档案，以保护档案原件。
８.３ 查阅档案时，一般在档案查阅室定点查阅，或通过授权在电子档案管理系统中查阅。
８.４ 借阅人员归还纸质业务档案后，档案人员应及时检查，确保业务档案为原件，如发现丢失、损坏、缺页等情况，应依照相关规定追究有关人员责任。
９ 业务档案的鉴定与处置
９.１ 证券公司应成立由分管领导、业务部门和档案部门组成的档案鉴定小组，定期根据本单位的档案保管期限表对保管期限已满的证券业务档案进行鉴定，并出具鉴定意见。
９.２ 对保管期限已满、确无保存价值的业务档案，要登记造册，经分管领导审查批准后予以销毁。
９.３ 经核准销毁的纸质业务档案应送本行政区域保密部门指定的保密材料销毁机构进行销毁。
９.４ 经核对销毁的业务电子档案应从在线存储设备、备份系统中彻底删除，其元数据应移入销毁数据库，并在电子档案管理系统的管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动。
９.５ 应对经核对销毁的业务电子档案的离线存储介质实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。
９.６ 销毁档案时，应有两人监销，销毁人员及监销人员应在销毁清单上签字，严格防止业务档案遗失和泄密。销毁清单应按照销毁时间顺序一并永久保存备查。
９.７ 对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应延长保管期限。
10 业务电子文件归档与电子档案管理
10.１ 证券公司应对证券业务电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。
10.２ 证券公司业务系统应具备电子文件归档要求，能支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据，能按要求形成标准的归档数据封装包，能开发符合“四性”检测要求的接口功能，选择合适的电子文件存储格式以利于向电子档案存储格式转换等。
10.３ 证券公司电子档案管理系统应具备系统配置管理功能、电子档案管理功能、安全管理功能、系统管理功能等，以满足证券业务电子文件归档与电子档案管理需要。
10.4 证券公司业务电子文件归档和电子档案管理的具体要求按照GB/T１８８９４等相关规定执行。 |
