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转变工作理念 创新管理模式 ——上海市社保中心大力推进社保业务档案管理工作

发布者:  发布时间:2023-01-04  阅读:1559次
内容摘要:转变工作理念 创新管理模式 ——上海市社保中心大力推进社保业务档案管理工作
        近年来,上海市社会保险事业管理中心(以下简称“上海市社保中心”)在电子档案管理方面进行大胆探索,于2012年逐步打造网上自助业务经办平台,大力提升社保业务档案管理信息化、制度化水平,不断推进社保业务档案信息化转型。上海市社保中心积极落实《社会保险电子档案管理暂行办法(试行)》(以下简称《办法》),以“人社金保二期”系统建设为契机,通过明确目标、制度创新、系统建设,提高电子档案管理规范化水平,为经办服务模式转型升级,打造线上线下融合、“网上柜面社区”三位一体的经办服务工作格局提供了有力支撑。

统一思想,明确目标要求

    在“人社金保二期”系统设计之初,上海市社保中心就把电子档案管理作为重要内容,确立了“档案与业务融合发展、一体化建设”的系统建设目标,提出了档案管理全覆盖和共享利用的总体要求以及规范化、信息化、专业化的电子档案管理目标。在此框架下,上海市社保中心对档案工作提出了具体要求。一是独立建库、集中存储管理,确保建设独立的信息库,集中存储电子文件及其元数据,既支持业务经办过程中对业务文件材料的收集跟踪,也支持归档后档案的长期保存;二是档案管理全面覆盖,确保归档范围、业务经办环节、档案管理职能、档案载体类型全面覆盖;三是实现业务前端即时收集,做到电子文件首次触网起,就即时完成对原始电子文件及其元数据的完整收集工作,确保电子文件真实可靠;四是管理功能模块化,积极适应业务资料、业务文件的收集、流转、利用等多个常用的交互场景需要;五是全程风险管控,在关键环节设立逻辑校验卡口,建立有效的监管机制,实施全程风险管控。这些目标要求明确统一,为社保电子档案管理明确了发展方向和管理目标。

建章立制,创新管理模式

    在建设系统的同时,上海市社保中心以贯彻落实《办法》为抓手,坚持以需求为导向,结合上海市“一网通办”相关要求和社保电子档案管理的具体情况,制订《上海市社会保险事业管理中心社会保险电子业务档案管理暂行办法》,明确电子业务档案管理工作流程、管理要求和职责分工。根据上海社保市区两级管理的实际情况,在原纸质档案管理流程的基础上,重新构建电子档案管理流程,形成电子文件及元数据的收集、整理、归档、移交、存储保管、利用等各环节市区联动、上下配合的新管理格局。在信息系统承担更多管理功能的前提下,精简管理层级,将原先科室、分中心、市中心3个层级的模式调整为分中心、市中心两层管理模式,既减轻分中心人员压力,又提高了档案管理效率。

技术引领,实现安全可控

    上海市社保中心坚持按照先进、实用、安全、发展的原则,充分利用各种技术手段,设立有效管理环节,确保电子业务档案的真实、完整、可用和安全。明确在业务经办各环节接收或者共享外来电子文件时,必须运用电子签名技术保证其真实性,在采集电子文件(包括外来文件和系统生成文件)的同时即时采集相关电子文件元数据、业务信息元数据等关键信息。同时,依托“一网通办”大数据平台,在业务经办过程中实时采集参保对象必要的电子证照,实现“让查档群众少跑路甚至不跑路”的工作目标。在电子文件归档及后期管理过程中,利用信息系统自动开展“四性”检测,确保在电子档案全生命周期内满足真实、完整、可用和安全的所有要求。

    元数据信息是支撑电子档案“四性”要求的重要内容,上海市社保中心在落实《社会保险业务档案元数据规范》要求的同时,结合本地实际,编制了完整的上海社保业务档案元数据方案,制定了不同类别业务经办事项的基本元数据、扩展元数据、流程信息元数据、一网通办元数据指标,明确了各类别电子文件信息元数据、操作元数据指标,同时也明确了各指标的详细描述方法。

结合实际,实现长久管理

    针对部分业务经办存在电子和纸质两种载体档案共存的情况,上海市社保中心提出社保业务混合式电子档案管理理念和要求,明确同一件档案中允许电子形态和纸质形态共存。为此,上海市社保中心形成以单套制电子档案、混合制电子档案等不同介质形态并行管理的工作模式,覆盖收集、归档、保管、利用、销毁和移交全过程,实现电子档案信息化规范化管理。

    在电子档案管理实践经验基础上,接下来,上海市社保中心将坚持责任担当、创新思维方式,积极探索、勇于实践,努力开创上海社保档案工作新局面,为社保事业的发展作出新贡献。

                                           原载于《中国档案报》


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