行政事业单位一般公共预算支出财务报销 电子会计凭证档案管理技术规范

本文件规定了行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证的采集、组件、归档、存储、统计、利用以及相关系统衔接的要求。

本文件适用于行政事业单位财务报销电子会计凭证档案管理以及相关信息系统的设计、开发、测试和使用。

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T7408—2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法

GB/T24589.2—2010 财经信息技术 会计核算软件数据接口 第2部分:行政事业单位

GB/T29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求

GB/T33190—2016 电子文件存储与交换格式 版式文档

GB/T35275—2017 信息安全技术 SM2密码算法加密签名消息语法规范

GB/T38540—2020 信息安全技术 安全电子签章密码技术规范

GB/T39784—2021 电子档案管理系统通用功能要求

DA/T94—2022 电子会计档案管理规范

下列术语和定义适用于本文件。

会计凭证 accountingvoucher

记录经济业务,明确经济责任,按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。

注:按填制的程序和用途,会计凭证分为原始凭证和记账凭证。

电子会计凭证 electronicaccountingvoucher

通过计算机系统开具,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的会计凭证。

示例:电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。

注1:电子会计凭证包括可视化的版式文档以及对应的元数据。

注2:纸质会计凭证的数字副本也是电子会计凭证的一种形式,但该形式仅作为开具系统未标准化前的过渡措施加以使用。

会计档案 accountingarchives

单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。

注:会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计凭证档案。主要形式包括会计凭证、会计账簿和财务报告等。

组件 comprise

按照要求明确件的构成并对件内文件排序的过程。

电子签名 electronicsignature

数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。

电子会计凭证生命周期中,一般存在三种类型系统,即电子原始凭证生成系统、财务管理系统和电子档案管理系统,各系统定位如下。

a)    电子原始凭证生成系统是单位外部生成电子原始凭证的系统。

b)    财务管理系统用来支持单位业务工作的开展并形成、管理、归档电子会计凭证,系统应具备电子报销、入账、会计核算、电子会计凭证存储和电子会计凭证归档处理等功能,其中:

  1)    电子报销功能用于支持单位财务报销工作并形成电子审批单据,提供该功能的软件或模块可包括办公自动化软件、网络化财务报销软件等;

  2)    会计核算功能用于根据电子原始凭证记账数据生成记账凭证,并进行会计核算;

  3)    电子会计凭证存储功能用于接收电子原始凭证和电子记账凭证,维护电子会计凭证、元数据和业务之间的关联关系,以有序、系统、可审计的方式存储和查询利用电子会计凭证;

  4)    电子会计凭证归档处理功能用于对电子会计凭证进行数据组织、清点、检测并提交归档。

c)    电子档案管理系统负责电子会计档案的移交接收、管理、长期保存和共享利用。各系统之间的关系如图1所示。

 

应采集、归档并以电子形式保存以下电子原始凭证:

a) 单位内部在经济业务发生时填制的,用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据,包括申请单和报销单等电子原始凭证版式文件,采用 OFD 等国家标准格式,文件格式应符合GB/T33190—2016的要求;

b) 单位从外部接收的电子形式的各类原始凭证的版式文件,采用 OFD 等国家标准格式,文件格式应符合 GB/T33190—2016的要求;

c) 纸质原始凭证的数字副本,可参照电子原始凭证处理,宜附有电子签名或电子签章;当使用签名或签章时,电子签名应符合 GB/T35275—2017,电子签章应符合 GB/T38540—2020。

应采集、归档并以电子形式保存以下电子记账凭证:

a) 实行电子化记账的单位,根据原始凭证填制的电子记账凭证版式文件,采用 OFD 等国家标准格式,文件格式应符合 GB/T33190—2016的要求;

b) 实行纸质记账的单位,纸质记账凭证的数字副本,可参照电子记账凭证处理,宜附有电子签名或电子签章;当使用签名或签章时,电子签名应符合 GB/T35275—2017的要求,电子签章应符合 GB/T38540—2020的要求。

电子原始凭证元数据应与电子原始凭证一并收集、归档。单位内部形成的电子原始凭证元数据应符合附录 A 的规定。单位从外部接收的电子原始凭证元数据应符合附录 B的规定。

电子记账凭证元数据应与电子记账凭证一并收集、归档。电子记账凭证元数据应符合附录 C 的规定。

应采集、归档并以电子形式保存形成、处理和管理电子会计凭证的机构/人员的相关元数据。机构人员实体元数据应符合附录 D的规定。

应采集、归档并以电子形式保存电子会计凭证在电子化归集、报销、入账、归档、移交和档案管理业务中的相关元数据。业务实体元数据应符合附录 E的规定。

电子会计凭证的组卷及排列应符合 DA/T94—2022中8.4.2和8.4.3的规定。

应具备以下电子报销功能:

a) 采取相关技术措施确保接收的电子会计凭证来源合法、真实,对接收的电子会计凭证进行检测。

b) 设定经办、审核、审批等必要的审签程序。

c) 能够准确、完整、有效地接收和读取电子会计凭证及其元数据,按照附录 A 和附录 B规定的组织方式,输出组件成册的电子原始凭证及其元数据。

d) 确保电子原始凭证在流转过程中的信息安全、对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现。

应具备以下会计核算功能:

a) 设定制单、记账、审核等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账。

b) 按照附录 C规定的组织方式,输出组件成册的电子记账凭证及其元数据。

c) 按照附录 A 和附录 B规定的组织方式,查询调阅电子会计凭证版式文件及其元数据。

d) 通过电子会计凭证文件名或元数据,建立电子记账凭证与电子原始凭证的关联关系。

应具备以下电子会计凭证存储功能:

a) 按照附录 A、附录 B和附录 C规定的组织方式,接收组件成册的电子会计凭证及其元数据。

b) 按照附录 A、附录 B 和附录 C 规定的组织方式,提供电子会计凭证及其元数据的查询调用功能。

c) 具备电子会计凭证导入、导出、备份、恢复功能。

应具备以下电子会计凭证归档处理功能:

a) 具备按流程对电子会计凭证进行归档的功能,支持电子会计凭证的数据组织、清点,对归档数据进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。

b) 支持生成会计档案移交清册版式文件,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

c) 财务管理系统中加密存储的电子会计凭证,应解密后提交归档。

电子会计凭证经归档后,转变为凭证类会计档案,使用电子档案管理系统对凭证类会计档案进行规范化管理。电子档案管理系统的功能应符合 GB/T29194—2012和 GB/T39784—2021的规定。

提供电子会计凭证存储功能的模块应支持从电子报销功能和会计核算功能的模块接收电子会计凭证,并满足以下要求:

a)  采取系统对接的认证鉴权功能,识别为安全可信的系统才可接收电子会计凭证;

b)  支持在线和离线的批量接收与处理,保存移交接收处理记录;

c)  检查接收的电子会计凭证的数量、质量、完整性和规范性,并标注不合格项目;

d)  登记已检查合格的电子会计凭证,清点电子会计凭证的数量,验证电子会计凭证版式文件及其元数据的有效性;

e)  支持电子会计凭证的自动归类与排序,支持分类与排序的调整处理;

f)  支持电子会计凭证的著录、标引等功能,形成电子会计凭证目录,并与电子会计凭证相关联;

g)  维护组件成册的电子会计凭证各组成部分及相关元数据之间、电子会计凭证之间的关联;

h)  记录电子会计凭证存入存储介质的处理过程,形成审计记录。

提供电子会计凭证存储功能的模块应支持向电子报销功能、会计核算功能和电子会计凭证归档处理功能的模块输出电子会计凭证,并满足以下要求:

a) 采取系统对接的认证鉴权功能,识别为安全可信的系统才可输出电子会计凭证;

b) 具备对电子会计凭证进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能,检索结果能够进行局部浏览和有选择性地输出;

c) 具备电子会计凭证在线查询调阅功能,支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印,并记录用户使用电子会计凭证的意见和效果等信息;

d) 具备与同类系统及设备进行数据交互的功能,并制定相应的备份与恢复策略。

在财务管理系统中,应保证电子会计凭证安全存储,并进行真实性、完整性、可用性和安全性的检测。

电子会计凭证的完整性检查包括对电子会计凭证册的完整性检查以及对单张电子会计凭证的完整性检查。

电子会计凭证册的完整性检查要求包括:

a) 财务管理系统应提供已组件的整册电子会计凭证完整性校验功能,保证在数据传入、数据存储和数据传出时文件的完整性;

b) 财务管理系统中提供电子会计凭证存储功能的模块与异地备份系统应具备相互间文件完整性校验功能,保证存储文件的一致性;

c)财务管理系统应核对电子报销功能、会计核算功能记录的账务数据和电子会计凭证存储功能记录的电子会计凭证数据,保证账务数据与电子会计凭证的一致性。单张电子会计凭证的完整性检查要求包括:

a)

财务管理系统应能够检查单张电子会计凭证的完整性,应能及时发现对电子会计凭证的任何篡改;

b) 财务管理系统应能读取电子会计凭证中数字证书的信息,并对电子签名信息进行验证,确认文件完整性;

c)财务管理系统应标识未通过完整性校验的电子会计凭证,自动记入日志,并主动提醒授权用户。

财务管理系统应提供电子会计凭证统计功能。电子会计凭证统计功能的要求如下:

a) 应确保所有数据的结构、术语、实体描述和属性在使用中的一致性;

b) 应按照业务逻辑对电子会计凭证进行必要描述,包括赋予唯一标识符、题名等,应满足会计业务及档案业务所涉及的信息,包括但不限于制单人、审核人、记账凭证日期、记账凭证摘要等;

c) 财务管理系统应具备对一定时间期限内的电子会计凭证的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能;

d) 财务管理系统宜提供报表制作工具,支持授权用户自定义统计报表等功能,电子会计凭证统计报表宜采用 XBRL、ET、XML、XLS等常用格式。