电子档案移交接收操作规程
1 范围
本文件明确了电子档案移交接收的工作流程,规定了电子档案移交接收准备工作和电子档案移交接收操作的要求。
本文件适用于档案移交单位与档案馆之间的电子档案移交接收操作,其他机构之间的电子档案移交接收操作可参照使用。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T33190—2016 电子文件存储与交换格式版式文档
GB/T39362—2020 党政机关电子公文归档规范
GB/T39784—2021 电子档案管理系统通用功能要求
DA/T38—2021 档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范
DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案
DA/T47—2009 版式电子文件长期保存格式需求
DA/T54—2014 照片类电子档案元数据方案
DA/T63—2017 录音录像类电子档案元数据方案
DA/T74—2019 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范
DA/T75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范
DA/T85—2019 政务服务事项电子文件归档规范
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
[来源:GB/T18894—2016,3.1]
3.2
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。
[来源:GB/T18894—2016,3.2,有修改]
3.3
按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。
[来源:DA/T58—2014,3.7]
3.4
档案馆按照国家规定收存电子档案的过程。
[来源:DA/T58—2014,3.8]
3.5
由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。
[来源:DA/T58—2014,2.8]
3.6
移交信息包 transferinformationpackage
由档案移交单位向档案馆进行移交的信息包。
3.7
描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
[来源:DA/T58—2014,2.16]
3.8
电子文件或电子档案中包含的数字对象。
[来源:GB/T39362—2020,3.6,有修改]
3.9
一种由制作者签名的包括持有者信息和图形化内容的数据,可用于签署电子文件。
[来源:GB/T33481—2016,3.4]
4 电子档案移交接收工作流程
电子档案移交接收工作流程一般包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、形成登记表和提交电子档案移交信息包,档案馆签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交接手续和入库电子档案等步骤(见图1)。
5 电子档案移交接收工作准备
5.1 电子档案移交工作准备
5.1.1 在线移交工作准备
档案移交单位应通过符合安全管理要求的网络向档案馆移交电子档案,配备相应的应用系统和设 施设备,应用系统应具有开放性和可扩展性,满足 GB/T39784—2021中5.1、5.2的要求。 涉密电子档案的在线移交接收应严格遵守国家相关保密规定。
5.1.2 离线移交工作准备
档案移交单位应配备符合安全管理要求的光盘、硬磁盘等存储载体,存储载体的选择和检测应符合 DA/T38—2021、DA/T74—2019、DA/T75—2019的要求。涉密电子档案的离线移交应使用涉密离线载体单独移交,并严格遵守国家相关保密规定。
5.2 电子档案接收工作准备
档案馆应按照电子档案移交接收工作相关要求做好电子档案接收的各项准备工作。档案馆应配备符合安全管理要求的网络、应用系统和设施设备,应用系统的功能应满足 GB/T 39784—2021中5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、6.3、6.5的要求。
5.3 电子档案移交数据的准备
5.3.1 电子档案移交数据的组成
移交的电子档案数据主要包括电子档案的目录数据、内容数据和元数据等。
5.3.2 电子档案目录数据准备
电子档案一般以件为单位进行管理,其目录数据项目应至少包括:顺序号、档号、责任者、题名、日 期、保管期限、密级、页数、备注等。电子档案以多层级进行管理的,其目录数据项宜按照 DA/T18、DA/T39、DA/T50、DA/T78、 DA/T85的要求进行设置,并保持各层级之间的关联。
5.3.3 电子档案内容数据准备
电子档案内容数据的数据类型和格式应符合 GB/T18894—2016中8.3、GB/T33190—2016、GB/ T39362—2020的第9章、DA/T47—2009的要求。
5.3.4 元数据准备
文书类电子档案的元数据应符合 DA/T46—2009、GB/T39362—2020中7.2、DA/T85—2019中 8.1、8.2、8.3的相关要求,照片类电子档案的元数据应符合 DA/T54—2014的要求,录音录像类电子 档案的元数据应符合 DA/T63—2017的要求,其他门类电子档案的元数据项应符合相关标准要求。
6 电子档案移交
6.1 组织电子档案移交信息包
6.1.1 确定待移交电子档案
档案移交单位应按照电子档案移交范围和时间要求确定待移交电子档案,并按照附录 A 中表 A.1 的样式生成《电子档案移交清单》。《电子档案移交清单》应与电子档案共同移交。《电子档案移交清单》 应采用版式文件格式或由档案移交单位与档案馆双方约定文件格式。
6.1.2 编制移交说明文件
档案移交单位应编制说明文件,存放与移交电子档案有关的信息,包括电子档案的移交单位、内容 描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他有助于说明移交电子档案的信息。采用离线移交方式时,说明文件中还应包括离线移交的载体参数(如载体类型、载体容量等)、载体 编号、载体数量、载体制作单位和载体检查单位等信息。
6.1.3 形成移交信息包
档案移交单位应对电子档案移交清单与待移交电子档案的一致性进行检查,确认无误后,导出待移 交电子档案的目录数据、内容数据和元数据,形成电子档案移交信息包。电子档案移交信息包的存储结 构参见附录 B,也可按照 DA/T48的要求进行组织。
6.2 检测电子档案移交信息包
档案移交单位应对电子档案移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,检测合格后 方可提交。电子档案移交信息包的检测方案宜按照 DA/T70—2018中5.2的要求执行。
档案移交单位在提交电子档案移交信息包之前应按照附录 C 表 C.1给出的样式和内容将相关信 息写入《电子档案移交接收登记表》。
6.4 提交电子档案移交信息包
档案移交单位宜采用在线方式,使用相关应用系统向档案馆提交电子档案移交信息包。采用离线移交方式时,档案移交单位应按规定方式将电子档案移交信息包存储在准备好的离线存 储载体上。存储电子档案移交信息包的载体或载体盒上应标注可反映其内容的标签,载体和载体盒的 标注方法参见附录 D。
7 电子档案接收
7.1 签收电子档案移交信息包
档案馆收到电子档案移交信息包后,应向档案移交单位进行确认。在线移交时,可通过应用系统签 收功能或系统日志记录等方式进行确认。离线移交时,可将签收人、签收时间等信息记录到《电子档案 移交接收登记表》(见附录 C)上。
7.2 检测电子档案移交信息包
档案馆应对签收的电子档案移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,检测方案宜 按照 DA/T70—2018的5.2执行。检测不合格时应将电子档案移交信息包退回档案移交单位,并将检 测结果信息一并退回,移交单位应重新组织提交。
7.3 办理交接手续
检测合格后,档案馆与档案移交单位应办理电子档案交接手续,填写完成《电子档案移交接收登记 表》(见附录 C),由交接双方确认,各自留存。如具备符合国家有关要求的电子印章系统或其他形式可确保《电子档案移交接收登记表》上电子印 章的有效性,《电子档案移交接收登记表》可采用电子形式办理和保存;否则应以纸质形式盖章留存。
7.4 入库电子档案
档案馆将接收的电子档案纳入档案数字资源库管理,妥善保存电子档案移交信息包、《电子档案移 交清单》和《电子档案移交接收登记表》,完成电子档案移交接收工作。
附 录 D
(资料性)
电子档案载体标注内容
载体标注:全宗号-档案门类代码-起止年度-载体顺序号。 载体盒标注:全宗号、档案门类代码、起止年度、起止档号、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存 入日期、运行环境等。———档案门类代码是载体内存储档案信息的类别,用英文大写字母表示,如文书档案-WS、科技档 案-KJ、专业档案-ZY、照片档案-ZP、录音档案-LY、录像档案-LX等; ———起止年度是该载体内档案起止年度,如2010年至2016年即标定为2010/2016; ———载体顺序号是由载体代号和顺序号两部分组成,载体代号分为3类:硬磁盘用 DK 表示、DVD 光盘用 DVD表示、蓝光光盘用 BD表示; ———存入日 期 是 将 电 子 档 案 存 储 至 载 体 的 日 期,格 式 为 “年 月 日”,如 2020 年 2 月 8 日 即 写 为20200208; 例:载体标注:B×××-WS-2010/2016-DK1
参 考 文 献
[1] GB/T33481—2016 党政机关电子印章应用规范
[2] DA/T18 档案著录规则
[3] DA/T39 会计档案案卷格式
[4] DA/T48 基于 XML的电子文件封装规范
[5] DA/T50 数码照片归档与管理规范
[6] DA/T58—2014 电子档案管理基本术语
[7] DA/T70—2018 文书类电子档案检测一般要求
[8] DA/T78 录音录像档案管理规范
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