呼和浩特市档案史志馆立足主责主业，以中国共产党呼和浩特市第十四次代表大会档案收集整理为抓手，贯彻落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，严格执行重大活动档案管理相关制度，坚持以“前置培训、专班跟进、门类全覆盖、闭环归集” 工作模式，有效解决以往重大会议档案分散、声像实物易流失、归档标准不一等难点，为全市重大活动档案收集做好了示范带头的作用。
一是坚持前置部署，把档案指导嵌入会务筹备全链条。在大会筹备阶段，市档案史志馆主动对接大会筹备领导小组，将档案工作纳入大会整体工作体系，与会务工作同部署、同推进。建立跨部门协同联络机制，逐一对接各专项工作组，摸清材料生成节点、载体类型和流转路径，编制党代会档案归档清单，针对不同组产生的不同档案类型问题，实行一组一清单，明确文书、声像、实物档案收集边界。会前组织专项业务培训，面向全体会务工作人员、各小组档案联络员开展实操培训，区分纸质文件、电子文件、照片音视频、实物档案分类讲解归档要求，重点强调原件留存、声像著录、实物登记、保密管理等硬性要求，转变 “重会务、轻归档” 观念，夯实前端归集基础。
二是坚持应收尽收，实现多载体档案全要素归集。本次党代会档案收集摒弃了以往只重视收集文书材料的传统模式，树立全门类档案资源观，呼和浩特市档案史志馆指派2名业务骨干，全程跟进大会各项议程，从代表报到、预备会议、主席团系列会议、全体会议、分组审议、选举表决到新一届市委全会、媒体发布会等关键节点同步采集、同步归集。本次归集文书档案 426 件，覆盖会议方案、主报告、决议、选举材料、会务文稿、简报、往来文电等，兼顾正本、修改稿、签发稿等过程性材料；收集照片档案 368 张，完整记录大会现场、代表履职、集体合影等鲜活瞬间；收集录音录像档案 27 件、时长合计 19.5 小时，留存大会原声原貌；征集代表证、会议册、票样等实物档案 16 件，补齐重大活动记忆链条。所有声像档案同步采集元数据信息，逐一标注背景信息，杜绝“有影像无说明”；实物档案逐一登记造册、规范封装，形成纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案互为补充的专题档案集合。
三是坚持标准引领，保障档案整理质量可控。在归集过程中，业务骨干坚持每日上下、午走访各工作组，现场指导材料鉴别、排序、组件，区分保管期限，规范电子文件格式、存储载体，防范电子文件失读、数据丢失风险，同时也保证了当日产生的所有档案当日就完成了收集整理。大会结束后第一时间已基本完成汇总梳理、目录编制，形成独立专题档案台账，为后续入库、数字化、永久保管做好准备。
下一步，呼和浩特市档案史志馆将梳理总结本次工作经验，完善重大活动档案前置介入工作规范，持续推进重大活动档案资源体系建设，在管好档案基础上深化档案编研、展览宣传，努力让厚重的党代会档案资源在持续服务首府党史学习、资政参考等各项工作上有章可循、有据可查。 |
