今年以来，山东省沂水县聚焦村级换届档案管理痛点难点问题，将档案要求全程嵌入换届工作，打破事后归档的固有模式，推行“边换届、边收集、边归档”全周期工作法。通过清单化归集、标准化提质与闭环式管控，实现全县396个村（社区）换届档案规范化管理全覆盖，以专业化档案管理确保换届工作全程留痕、事事有据可查。
县档案部门联合县委组织部梳理换届全流程节点，编制《村“两委”换届档案材料收集清单》，将归档材料划分为上级部署、组织筹备、选民登记等7类32项，涵盖换届通知、请示批复、选票票根等全部核心原始凭证，清晰划定归档范围，细化收集标准，方便基层档案员“照单归集、依规操作”。同时，搭建“县级指导、乡镇主责、村级落实”三级联动归档体系。县级层面统一制定标准、开展培训、督导检查；乡镇通过集中授课、现场教学、一线答疑，常态化帮扶村级归档工作；村级落实专人专岗，同步收集、实时报送档案材料，实现档案归集与换届工作同部署、同推进、同落实。
县档案馆联合县委组织部、县委社会工作部等多部门出台《沂水县村（社区）“两委”换届选举工作规程》，在全县推行换届档案“四个统一”标准化管理。在分类标准方面，采用“年度—保管期限—机构（问题）”三级分类法，县直机关以内部科室为三级类目，乡镇、村（社区）按工作事项设类，村级换届选举材料单独归入“换届选举”专项问题类目。在存储标准方面，统一专用档案盒，并在盒脊准确标注全宗名称、年度、保管期限、起止件号等关键信息，严格落实分类装盒、按序排架要求。在整理标准方面，规范文件修整、排序、装订全流程，按照“工作流程为主、成文时间为辅”有序排列，并同步编制电子归档文件目录，为后续档案数字化扫描、提高查阅效率夯实基础。在目录标准方面，规范著录项目，准确填写序号、档号、文号、题名、日期等必填信息，严格落实“一件一条目、一盒一备考”要求，确保电子目录与实体档案一一对应、信息准确无误。
针对村级换届新老班子交接易出现的档案断层、人走档散问题，该县建立“谁形成、谁整理、谁负责、谁移交”全流程闭环管理机制。严格落实《村级档案管理办法》关于“换届选举后10日内履行档案交接手续”的法定要求，执行“村级初审—乡镇复审—逐级验收—集中保管”四步移交流程。村级实时初审归集材料，乡镇定期复审查漏补缺，县换届办逐村逐项核验，合格后统一移交乡镇集中保管。建立责任追究机制，对档案整理滞后、移交不及时、保管不当造成档案损毁缺失的组织和个人进行严肃追责，以刚性约束守住档案安全底线。在此基础上，全县推进换届档案信息化建设，已完成县级换届档案扫描著录、专题信息库建设，大幅缩短了档案检索时长。 |
