第一章 总则
人事档案的整理工作是档案管理的基础工作之一，也是人事档案规范化管理和提供利用的一个重要环节。整理主要是将收集起来的每个人的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目，技术加工后装订成册，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。对所管理的档案及时认真地进行整理。
第二章 人事档案整理工作的基础要求
1、整理档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
2、准备好整理档案所需要的物品和设备，如目录表、职务变动表、工资变动登记表、防腐胶水、切纸刀、打孔机、缝纫机等。
3、必须努力学习档案工作的专业知识，提高对归档材料的鉴别能力，熟悉整理档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能。
第三章 归档材料的鉴别
人事档案是组织上培养、选拔和使用人才的重要依据，是反映全部历史的真实凭证。归档材料的鉴别至关重要，应严格遵循以下原则，认真把好材料关。
1、鉴别归档材料，要按照有关规定为依据，认真细致地进行。
2、对归档材料的鉴别，一定要实事求是，历史地、辩证地分析材料内容。要具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件及材料的主要内容、用途、保存价值，来确定材料 是否归入档案。
3、鉴别归档材料的具体做法：
1) 判定归档材料是否属于所管的材料及应归入档案的内容。
2) 审查归档材料是否齐全、完整。凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。
3) 审查归档材料是否真实。对每份归档材料的真伪要认真进行审查，特别是对填写的出生日期、参加工作时间、入党时间与档案记载不一致的材料，一定要核准后再归档，对参加工作后取得的学历，要配合有关部门对其归档的学历、学位等有关材料，进行认真核查。
4) 审查归档材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的归档材料，要有组织盖章。手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。
5) 鉴别中发现涉及政治历史问题或其它重要问题的材料没有查清或未办理完毕，不能归入档案，应交有关组织处理。
6) 核对鉴别归档材料时，如发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并向有关部门收集补充。
第四章 档案材料的分类和内容
1、档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。
2、档案正本分十类，其内容：
第一类 履历材料。
履历表、简历表，、职工、教师、职员、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，更改姓名的材料及批件，个人简历材料及以履历为主的综合性材料等。
第二类 自传材料。
自传，属于自传性质的材料，入党入团形成的自传材料等。由本人撰写的叙述自己的经历、思想变化过程，家庭和社会关系情况的材料归入本类。
第三类 鉴定、考核、考察材料。
第四类 学历、学位、培训和专业职称材料。
第五类 政审材料。
第六类 参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。
第七类 奖励材料。
第八类 违犯党纪、政纪、国法处分材料。
第九类 工资、任免材料。
第十类 有保存价值的材料。
大、中专毕业生分配工作派遣证(报到证、通知书)，新录用和毕业生分配工作体检表，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定残废等级材料，有保存价值无法入前九类的材料。
3、档案副本由档案正本主要材料的复制件(或重复材料)构成，其内容和分类是：
第一类 近期履历材料；
第三类 主要鉴定、考核材料；
第四类 学历、学位和评聘专业技术职务材料；
第五类 政治历史情况及审查结论(包括甄别、复查结论)材料；
第七类 奖励材料；
第八类 处分决定(包括甄别、复查结论)材料；
第九类 工资、任免、待遇、通知、出国审批材料；
4、内容交叉的材料，根据材料的主要内容或用途确定类别。
(1)带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。
(2)履历表或简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。
(3)培训考核表中有成绩、学生鉴定表带有学习成绩，在没有其他成绩表或毕业生登记表的情况下，归入第四类。
(4)入党、入团申请书和自传连在一起的归入第六类。
(5)有任免职务内容的登记表、任免呈报表所附的主要表现情况的综合材料、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类；提升工资级别的鉴定材料，如已有工资晋升批表的归第三类，没有审批表的归第九类。
(6)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归入第五类，以违纪错误为主的归第八类。
5、档案材料的排序与编目
每类档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，左上角编写材料形成的时间(只有一页的材料可不用编写)，右下角编写页数。
6、档案材料排序的基本方式
1、按档案材料形成时间排序的：
2、按档案材料内容的主次关系进行排序的：
3、按材料性质相对集中排序的方法是：
①工资情况的材料；②任免材料；③出国、出境材料；④其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
每卷档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。
7、职务变动表应及时填写。职务的变动、级别的变动、技术职务的变动都应如实填写。
8、工资变动表，仍需填写，放在职务变动表后面，不用编排类别和编号。
第五章 人事档案整理工作注意事项
1、必须严格遵守安全保密制度，不可随意泄漏档案中的内容。
2、在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全。
3、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
4、不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
5、在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露档案内容。档案整理的工作程序详见（附件）
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