| 陕西省电子档案移交与接收办法
第一章 总则
第一条 为进一步适应全省档案信息化战略转型需要，进一步科学规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》《陕西省档案条例》和国家档案局《电子档案移交与接收办法》，结合本省实际制定本办法。
第二条 本办法适用于本省各档案移交单位、各级国家综合档案馆的电子档案移交与接收工作。
第三条 本办法所称电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。
本办法所称电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
第四条 各级档案主管部门负责监督和指导电子档案的移交与接收工作，档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案的移交与接收职责。
第五条 各级国家综合档案馆参照有关档案进馆范围规定确定电子档案接收范围，包括记录各单位核心业务和重要工作成果的文书、科技、专业、会计、声像等门类的电子档案。
第六条 电子档案一般自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，经同级档案主管部门批准可以适当延长移交时间。
第七条 电子档案移交与接收工作贯彻以下要求：
（一）档案移交单位应当按照本办法规定做好电子档案移交工作，属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当依法依规按标准及时向同级国家综合档案馆移交。
（二）各级国家综合档案馆应当通过在线或离线的方式及时接收档案移交单位的电子档案，全面严格检测所移交电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
（三）各级国家综合档案馆和档案移交单位应当采取必要有效措施，确保电子档案交接过程中的绝对安全。
第二章 电子档案的移交
第八条 档案移交单位向同级国家综合档案馆移交电子档案时，应当移交电子档案的目录数据、内容数据和元数据等，并符合以下基本要求。
（一）电子档案的目录数据应当存放有关电子档案的目录信息，与每份电子档案相对应。根据电子档案具体归档方式进行文件级或案卷级描述。数据项目至少应当包括序号、档号、责任者、题名、日期、保管期限、密级、开放标识、备注等。目录文件一般采用XML格式移交。
（二）文书类电子档案的正本、定稿、文件处理单以及确有必要保存的形成过程的重要修改稿等齐全、完整。电子公文的文件处理单、公文主体、其他附属文件应当按照《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）的归档格式要求移交；
计算机辅助设计和制造过程中形成的科技类电子档案及其组件移交时应当齐全、完整。二维矢量档案以SVG、SWF、WMF、EPS等格式移交，三维矢量档案以STEP格式移交。其他科技类电子档案的移交格式参照文书类电子档案执行；
移交的专业类电子档案包括但不限于国家颁布的第一批、第二批专业档案基本目录所列内容。带有计算功能的电子表格或以数据库形式存在的专业类电子档案，如人口、环境、农业、国土、矿产资源等各种普查性数据，可以通过XML等跨平台通用格式移交，或直接以原格式移交。以数据库形式移交的专业类电子档案应当按照《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T 57）要求执行；
声像类电子档案应当能够系统、客观地记录本单位履行职责职能活动，以及活动的主要内容、主要人物、主要场景等。照片类电子档案以JPG、TIF格式移交，录音类电子档案以WAV、MP3格式移交，录像类电子档案以MP4、MPG、AVI、MXF格式移交；
公务电子邮件按照《公务电子邮件归档管理规则》（DA/T 32）的归档格式要求移交；
网页、社交媒体类电子档案以OFD、PDF、HTML等格式移交；
不符合移交格式的，应当在移交前完成格式转换，在转换过程中不得进行数据压缩处理。
（三）电子档案元数据是指描述电子档案内容、背景、结构和管理过程的相关数据，可以由计算机系统自动生成，采用XML格式移交，并符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46）、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63）、《政务服务事项电子文件归档规范》（GB/T 42727）、《政府网站网页电子文件元数据》（GB/T 42147）等标准规范要求。
（四）档案移交单位应当组织待移交电子档案的目录数据、内容数据和元数据，形成电子档案移交信息包。
（五）电子档案移交信息包存储结构方面应当包括说明文件、目录文件、电子档案文件夹与其他文件夹。电子档案内容数据应当与元数据一起存放于电子档案文件夹的子文件夹之下。移交信息包的存储结构见附件1。
第九条 档案移交单位在向同级国家综合档案馆移交电子档案前，应当对电子档案进行整理编目。移交电子档案的整理编目一般要求如下：
（一）按照进馆要求对移交电子档案进行分类、排序和编号。
（二）实行电子档案与其他载体档案“双套制”移交的，电子档案应当与其他载体档案区分进行单独整理，并通过档号等元数据与其他载体档案建立对应关系。
（三）同一全宗内不同门类电子档案按照相应标准规范进行分类整理。
（四）一组关系密切的文书类电子档案应当排列在一起。文书类电子档案的档号一般采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号”的方法标识，并确保编号的唯一性。
（五）一组关系密切的数码照片应当排列在一起。每张数码照片均应当编写文字说明，文字说明应当包含时间、地点、人物、事由、拍摄者等基本要素。照片类电子档案的档号一般采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-照片组号-张号”的方法标识，并确保编号的唯一性。
（六）以件为管理单位整理录音录像电子文件，整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有机联系，档号一般采用“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-问题代码-件号”的方法标识，并确保编号的唯一性。
（七）科技类电子档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）、《建设项目档案管理规范》（DA/T 28）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）等要求进行分类和编号。
第十条 电子档案移交应当采用在线或离线的方式进行：
（一）采用在线移交的，应当通过符合安全管理要求的网络向国家综合档案馆移交电子档案，一般通过电子政务网进行，不得使用因特网移交电子档案。涉密电子档案的在线移交接收应当严格遵守国家相关保密规定。
（二）采用离线移交的，一般采用符合安全管理要求的光盘等作为电子档案载体。光盘应当无污渍、无划痕，符合《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》（DA/T 74-2019）、《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》（DA/T 38-2021）等标准要求。档案移交单位应当按照有关要求进行光盘数据检测，移交载体不得存储任何与电子档案无关的数据；离线移交载体应当单个装盒并在包装盒外加贴标签，标签内容见附件2；光盘表面禁止使用粘贴标签，档案移交单位应当使用专门光盘标签书写笔或专用光盘标签打印机在光盘标签面进行载体标注；
涉密电子档案的离线移交应使用涉密离线载体单独移交，并严格遵守国家相关保密规定。
第十一条 电子档案移交工作流程主要包括：档案移交单位将需要移交的电子档案进行组织，形成电子档案移交信息包，并对移交信息包进行检测，形成登记表，提交电子档案移交信息包（附件3）。
（一）档案移交单位按照电子档案移交范围和时间要求确定待移交电子档案，编制移交说明文件，存放与移交电子档案有关的信息。
（二）档案移交单位导出待移交电子档案的目录数据、内容数据和元数据，形成电子档案移交信息包（移交信息包存储结构参见附件1） ，并对电子档案移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测（附件4），检测合格后方可提交。
（三）档案移交单位在线填写（在线移交时）或填写纸质版（离线移交时）《电子档案移交接收登记表》（附件5）。
第十二条 档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第三章 电子档案的接收
第十三条 各级国家综合档案馆应当建立电子档案接收系统平台，开展电子档案的接收、检验、转换、存储等工作。
第十四条 电子档案接收工作流程主要包括：签收电子档案移交信息包，检测电子档案移交信息包，办理交接手续，入库电子档案等。
（一）国家综合档案馆应当检验档案移交单位提交电子档案的内容范围、格式和质量，合格后方可接收。发现不属于进馆范围或不符合真实性、完整性、可用性和安全性要求的，应当退回档案移交单位并责其改进。
（二）电子档案检验合格后，交接双方应当填写《电子档案移交接收登记表》，并加盖公章和签名，各自留存一份。可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。
（三）国家综合档案馆在接收电子档案后，应当根据要求将电子档案的移交接收过程、存储等信息著录补充到相关元数据中。
（四）国家综合档案馆接收到电子档案后，应当及时纳入档案数字资源库管理，妥善保存电子档案移交信息包、《电子档案移交接收登记表》，完成电子档案移交接收工作。
第十五条 国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。
第四章 附则
第十六条 本办法由陕西省档案局负责解释。
第十七条 各档案移交单位和国家综合档案馆移交、接收传统载体档案数字化成果参照本办法执行，其他单位移交接收电子档案参照本办法执行。
第十八条 本办法自印发之日起施行，原（试行）办法自行作废。
附件： 1.移交信息包的存储结构（示例）
2.电子档案离线移交载体包装盒标签样式及说明
3.电子档案移交接收工作流程图
4.电子档案真实性、完整性、可用性和安全性检测基本要求
5.电子档案移交接收登记表
附件下载链接：UploadFiles/2024//2024111315245657.doc |
