中国人民保险公司于1988年制定并印发了《档案管理办法（试行）》、《业务档案管理细则（试行）》、《档案保管期限表（试行）》等三个文件。5年来，这些办法对于加强和促进全系统的档案工作，使档案工作更好地为保险业务发展服务，起到了积极的作用。各级公司以这些规定为依据，在各级领导的关心和重视下，认真并卓有成效地开展了档案工作，使全系统的档案工作取得了长足的进步。但是随着业务的不断发展，这些制度办法中的有些内容已与迅速发展的形势不相适应，如不及时地予以修改和完善，将会影响保险档案工作的进一步发展。在修订过程中，为使这些办法更切合实际，总公司办公室普遍征求了各方面的意见，进行了认真的修改，并报经国家档案主管部门批准。
现将重新修订的三个办法印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
附一修订说明
一、此次修订的《中国人民保险公司档案管理办法》、《中国人民保险公司档案保管期限表》、《中国人民保险公司业务档案管理细则》适用于保险系统不同门类、不同载体及不同保管期限的档案。
二、为重点收集、保管好 永久、 长期档案，在修订的文件中对 永久、 长期档案的整理、归档提出了较严格的要求。在实际工作中产生的 短期档案不仅量大，而且在一定时间内仍有查考和利用价值。因此各类 短期档案仍应按要求整理立卷。根据 短期档案整理业务量大、保存价值相对较小
的特点， 短期档案的整理及归档可适当降低要求，具体标准由各省级公司会同当地档案管理部门制定。
三、随着保险业务的发展，保险档案作为一种专门档案有很多问题需要我们更深地认识和实践。如保险档案的分类，根据目前人保系统机构设置情况和业务发展状况，保险档案的分类在省、市级公司采用年度——机构法较为适宜，但在地市级及县级公司，似采用年度——业务种类（或险种）更为合适。总之，此问题的最终解决，有待于进一步的实践及探讨。
四、《中国人民保险公司档案保管期限表》对各类档案的保存期限，特别是对各类保险档案的保存期限的规定只是一个原则，罗列的险种及其期限的划定是粗线条的。因此各省公司应在此基础上根据本地区业务发展情况增添新的相关条款和保存期限，制定出能够适合本辖区各级公司归档工作需要的档案管理办法》及《档案保管期限表》，报当地档案管理部门批准，并报总公司档案处备案。
五、承保单证的保存期限系指保险责任终止后的保存年限，超过保存年限即可销毁。例如，企财险承保单证，按规定保存3年，1993年到期的单证，1997年即可销毁。
六、《办法》、《细则》、《期限表》在执行中如有问题，请告总公司档案处，以便及时更正或解决。
中国人民保险公司保险档案管理细则
第一条为加强保险档案规范、科学化管理，更好地为保险事业发展服务，根据国家档案局的有关规定和保险业务的特点，制定本细则。
第二条本细则所包含的档案，主要指在承保、理赔（给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）带等。
第三条本细则所指保险档案的归档范围如下：
一、承保单证
（一）保单副本及附表；
（二）批单副本、附表及批改申请书；
（三）投保单及附表；
（四）保险费收据（存根联）；
（五）退费收据（存根联）；
（六）保险合同或协议；
（七）保费结算通知书（国内业务无此项）；
（八）中途退保的有关单证、附表、合同、协议；
（九）其他。
二、赔案
（一）国内财产险、农业保险赔案
1．出险通知书；
2．损失清单；
3．出险证明材料；
4．保单抄件；
5．批单抄件；
6．事故查勘报告表；
7．检验结果或技术鉴定报告；
8．估价单、定损协议、修理协议；
9．医疗费、修理费、施救费等各种原始单证；
10．结案报告书；
11．赔款计算书及附表；
12．赔款收据（存根联）；
13．授权书或权益转让书；
14．撤销授权书的函；
15．损失索赔申请书；
16．损失物资回收处理单；
17．预借赔款申请书；
18．注销、拒赔案件报告书；
19．赔案呈批报告副本及上级批复文件；
20．行政执法部门或法院调解书、判决书或仲裁机关的仲裁书；
21．现场照片；
22．赔案说明或定损理算说明；
23．其他。
（二）人身险给付案
1．给付申请书；
2．保单或投保单副本抄件；
3．储蓄性业务给付案件保险证及最后一期缴费凭证；
4．出险事故通知书；
5．现场勘查记录；
6．出险调查报告；
7．死亡（伤残）证明：（由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月证明，伤残由县以上医院出具残废程度证明）；
8．其他证明材料（包括门诊处方、医疗费原始单据、住院病历及出院诊断证明、交警司法部门证明等）；
9．给付保险金通知书；
10．起诉书、应诉书、答辩状、法院仲裁书、庭外调解协议书；
11．给付领款收据；
12．批单；
13．现场照片及被保险人伤残部位照片；
14．案件呈批报告副本及上级公司批复文件；
15．权益转让书；
16．结算报告；
17．其他。
（三）涉外业务
1．非水险（包括财产险、汽车险、人身意外伤害险、责任险、船舶险、飞机险、投资险，出口信用险）赔案
（1）赔款收据及权益转让书；
（2）各种发票；
（3）出险通知；
（4）事故经过报告；
（5）检验报告（律师报告、分析报告、现场照片、医院证明等）；
（6）医疗费或修理费单据；
（7）估价单；
（8）赔款计算书；
（9）保单副本或影印件；
（10）本公司与上级公司关于赔案的请示批复；
（11）各类调解、仲裁、判决、协议书等；
（12）批单；
（13）函电；
（14）向第三者追偿的文件；
（15）索赔通知书；
（16）现场照片；
（17）证明材料；
（18）修理合同或协议；
（19）其他。
2．水险业务赔案
（1）函电；
（2）索赔清单；
（3）检查验损报告；
（4）发票；
（5）装箱单；
（6）进口国的海关证明；
（7）保单正本、批单；
（8）提单及其他运输单据；
（9）赔款收据及权益转让书；
（10）理算书；
（11）现场照片；
（12）货损货差证明；
（13）赔款计算书；
（14）外汇申请书；
（15）海事报告及航海日志摘要；
（16）向承运人或其他第三者追偿的文件；
（17）如通过法律诉讼的案件应包括起诉书，委请国外律师代办诉讼授权书和权益证明；
（18）超赔案审批权的案件的请示、批复。
（19）登轮记录；
（20）担保函；
（21）起运通知；
（22）其他。
（四）防灾防损业务
1．保险标的周围环境及主要危险部位标示图；
2．防灾检查记录；
3．重大隐患整改建议书；
4．各种灾害事故调研报告，课题研究材料；
5．灾害事故发生的原因、损失范围、时间、损失金额等情况记录；
6．防灾防损费用支出、防损措施，办法、成果、经济效益；
第四条保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。
承保单证按保险单（副本）顺序号每200页立为一卷。赔（给）付卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。案卷厚度一般不过二厘米。
第五条承保单证、赔案等均由业务经办人立卷，按期归档。
第六条不同年度的文件一般不得放在一起立卷。当年结案的赔（给）付案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。
第七条保险档案的卷内排列顺序
承保单证按照承保工作程序依次排列；
赔案（给）付案卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。
第八条各类赔（给）付案卷要认真填写卷内目录和备考表。并逐页编写文件所在页号，卷内目录应填写齐全，字迹工整。
卷内目录的填写：
①顺序号：按卷内实有文件、单证的排列顺序填写；
②文号：按卷内文件制发机关的发文字号填写；
③责任者：按卷内材料形成单位的名称填写；有的材料如有几个“责任者”可只填写一个主要单位；
④标题：按卷内文件材料的标题填写；
⑤日期：按卷内文件材料的形成时间填写；
⑥文件所在页号：按卷内文件材料所在页号填写。若干张单据粘贴在一张粘贴单上时，每张粘贴单按一页编号；但粘贴单中附贴几张单据，应在目录“备注”栏内注明。
⑦备考：填写卷内文件需说明的事项。
第九条案卷装订案卷原则上采用三孔一线的方法装订。 永久、 长期赔案卷内需要附贴的单证、照片等应粘贴在统一规格的附纸上，案卷所附单证尺寸大的应折叠整齐。在装订线外有文件内容时。要加宽边。装订前要去除金属物，使案卷保持结实、整齐、方便利用。
第十条业务赔案卷皮的外形尺寸，按照国家技术监督局发布的《文书档案案卷格式》中所订标准执行。卷皮可使用软卷皮，也可使用硬卷皮，使用软卷皮必须装盒。
承保单证的卷皮封面应写明下列项目：
全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、年度、保单起止号、保管期限、档号。
赔案卷封面应写明下列项目：
全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、出险时间、结案时间、保管期限、归档号、档号。
第十一条保险赔案的分类采用年度——机构（险种）。
第十二条保险档案的利用工作既要积极主动，又必须坚持一定的制度和手续。调阅保险档案要填写调阅登记簿和利用档案效果登记簿。
第十三条根据《中国人民保险公司档案保管期限表》的规定，确定保险档案的保存期限。超过保存期限时，应由档案部门会同主管业务部门共同进行再次鉴定。确属失去保存价值的保险档案要登记造册，填具保险档案销毁清单，经档案部门和业务主管部门的领导审核并报公司领导批准后方可销毁。
第十四条本细则自1994年起执行。
