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归档文件档号编制规则 |
| 发布者： 发布时间：2019-05-10 阅读：9595次 |
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归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编写档号。档号编制应当满足以下要求：
（一）采用两级分类的单位，其档号结构格式为：全宗号-档案门类•年度-保管期限-件号；采用三级分类的单位，其档号结构格式为：全宗号-档案门类•年度-机构（问题）-保管期限-件号。
（二）档号结构格式中各项目内容及其填写要符合要求。
1． “全宗号”填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号。
2．“档案门类•年度”中归档文件档案门类以代码标识，由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识，其中市属国有企业以“管理”汉语拼音首字母“GL”或“党群”、“行政”、“经营”、“生产”汉语拼音首字母“DQ”、“XZ”、“JY”、“SC”标识；年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。
3．“保管期限”指归档文件的保管期限，分为永久、定期30年、定期10年。档号结构格式、归档章中保管期限用代码“Y”、“D30”、“D10”标识，档案盒盒脊、归档文件目录封面保管期限项不使用代码，直接填写永久、30年、10年。
4．“机构（问题）”指归档文件按照机构（问题）分类的，归档文件所属机构（问题）。档号结构格式、归档章中机构（问题）采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等；档案盒盒脊、归档文件目录封面机构（问题）项不使用代码，直接用汉字标识。归档文件未按照机构（问题）分类的，此项留空。
5．“件号”指归档文件的排列顺序号。档号结构格式中件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”；归档章、档案盒盒脊件号项不用“0”补足，直接填写排列顺序号。
例：1348-WS•2015-Y-0001 或1348-GL•2015-Y-0001
(全宗号) -（档案门类 • 年度）-（保管期限）-（件号）或(全宗号) -（档案门类 • 年度）-（保管期限）-（件号）
1348-WS•2015-BGS-Y-0001或 1348-WS•2015-ZHL-Y-0001
(全宗号) -（档案门类 • 年度）-(机构即办公室)-（保管期限）-（件号） 或 (全宗号) -（档案门类 • 年度）-（问题即综合类）-（保管期限）-（件号）
归档文件应当逐件加盖归档章。归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、档案门类、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A）。全宗号、档案门类、年度、保管期限、机构（问题）、件号填写要求同档号结构格式要求，页数填写该件归档文件总页数。 |
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