档案外包服务的范围

一、档案外包服务的核心业务范畴

1.档案整理服务

档案整理服务是外包服务的基础性环节，指承包方按照国家档案管理标准及发包方需求，对零散、无序的档案实体进行系统化规范处理。具体流程包括对档案材料的鉴定筛选、分类（如按年度、机构、问题等维度）、组合排序、编号编目，以及装订、装盒等实体加工操作，最终形成有序化、规范化的档案实体体系。该服务需严格遵循《企业档案工作规范》等标准，确保整理后的档案具备可查性、可存性，为后续保管和利用奠定基础。承包方需根据档案的载体类型（纸质、音像、实物等）采用对应的整理方法，例如纸质档案需规范页码编制、卷内目录填写，音像档案需标注载体类型、录制时间等关键信息。

2.档案寄存保管服务

档案寄存保管服务是在不转移档案所有权和处置权的前提下，由承包方向发包方提供专业化的档案存放及日常管理服务。承包方需具备符合《档案保管外包服务管理规范》要求的基础设施：库房需选址于地质稳定、远离易燃易爆及有毒有害物质的区域，且单独设立、不与其他用途场所混建；内部需配备恒温恒湿设备（温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%）、无紫外线照明、防盗报警系统、自动灭火设施等。日常管理包括24小时值班巡检、定期档案盘点、虫霉防治、库房环境记录等，同时需建立严格的档案出入库登记制度，发包方人员进入库房需专人全程陪同。此外，承包方需与发包方签订正式委托协议，明确保管期限、安全责任及赔偿条款，确保档案实体安全。

3.档案数字化服务

档案数字化服务是利用计算机技术将传统载体档案转化为数字资源的过程，覆盖纸质档案、音像档案、缩微档案等多种载体类型。具体流程包括档案整理（数字化前预处理）、扫描（采用高清扫描仪，保证图像清晰度和完整性）、图像处理（去噪、纠偏、裁剪等）、文字识别（OCR技术转化为可检索文本）、著录标引（录入档案主题、形成时间、责任人等元数据）、数据存储（备份至磁带、磁盘、光盘或云存储介质）及成果验收等环节。数字化成果需符合《信息安全管理体系要求》，确保数据完整性和安全性，同时需提供符合标准的数字档案格式（如JPEG、PDF、XML等），支持与发包方档案管理系统对接。对于涉密档案的数字化，承包方需具备相应保密资质，实行分级管理，采用加密存储和传输技术，防止信息泄露。

4.档案开发利用服务

档案开发利用服务聚焦于挖掘档案的信息价值，为发包方提供多样化的信息产品和利用支持。服务内容包括档案信息检索（根据发包方需求快速定位所需档案实体或数字资源）、档案复制（复印、打印、数字化副本导出等）、专题编研（围绕特定主题整理汇编档案资料，形成研究报告、大事记、史料汇编等成果）、档案证明出具（根据档案内容为发包方提供具有法律效力的证明材料）等。承包方需建立规范的利用流程，明确利用权限审核机制，未经发包方授权不得向第三方提供档案信息。同时，可结合数字化成果搭建线上利用平台，支持发包方通过授权账号远程查询、借阅档案，提升利用效率。此外，开发利用过程需严格遵守保密规定，保护国家秘密、商业秘密和个人隐私。

5.档案管理咨询服务

档案管理咨询服务是承包方为发包方提供的专业化指导服务，旨在解决档案管理中的各类问题。服务范围包括档案管理制度设计（协助制定档案收集、整理、保管、利用、销毁等全流程管理制度）、档案业务培训（为发包方人员提供档案管理基础知识、操作技能及相关法规标准培训）、档案管理体系建设（指导建立符合行业标准的档案管理体系，满足合规要求）、档案问题诊断（分析发包方现有档案管理中的漏洞和不足，提出优化方案）等。咨询服务可通过口头指导、书面报告、现场调研等多种形式开展，承包方需具备专业的档案管理团队，其中持有中高级档案专业技术职称的人员占比不低于10%，确保咨询意见的专业性和可行性。​

6.档案销毁服务

档案销毁服务针对经发包方鉴定确无保存价值的档案，提供合规化的毁灭性处置服务。服务流程需严格遵循“鉴定-审批-销毁”的法定程序：首先由发包方完成档案销毁鉴定，形成销毁清册并报相关负责人审批；承包方在接收待销毁档案时，需核对档案数量、编号与销毁清册一致，签订销毁委托协议；销毁过程需采用环保、安全的方式（如专业粉碎、焚烧等），确保档案信息无法恢复，并安排专人全程监督，做好销毁记录（包括销毁时间、地点、方式、参与人员、档案清单等），销毁记录需长期保存备查。严禁承包方擅自处置待销毁档案，或在销毁过程中泄露档案信息，确保销毁行为合法合规。

二、档案外包服务的延伸业务与增值服务

1.档案运输服务

作为衔接发包方与承包方的关键环节，档案运输服务需遵循安全保障原则。承包方需配备专用运输车辆，车辆需具备防盗、防潮、防震等防护设施，运输过程中由专人负责，不得乘坐公共交通工具。运输前需对档案进行打包加固（采用档案专用包装材料），明确档案数量和标识；运输途中需全程监控，避免档案丢失、损毁或污损；到达目的地后，与发包方共同清点验收，办理交接手续并签署交接记录。

2.档案设备与耗材供应服务

承包方可为发包方提供档案管理所需的专业设备和耗材，包括档案密集架、档案柜、防潮柜、扫描仪、去湿机、档案专用装订线、档案盒、防虫药剂等。所提供产品需符合行业标准，确保质量可靠、适配档案管理需求，同时可提供设备安装、调试及维护服务，保障发包方档案管理工作的正常开展。

3.档案合规与风险管理服务

针对档案管理的合规要求，承包方提供专项合规咨询服务，包括协助发包方梳理可外包与不可外包的档案范围（国家法律法规禁止外包的档案不得纳入服务范围）、开展档案密级鉴定、制定保密管理制度等。同时，结合档案服务全流程开展风险管理，识别潜在安全隐患（如实体损毁、信息泄露、数据丢失等），制定应急预案（如火灾、水灾、泄密事件的应急处置措施），并定期组织应急演练，降低档案管理风险。

三、档案外包服务的合规边界与限制

禁止外包范围：涉及国家核心秘密、法律法规明确规定不得委托第三方管理的档案，不得纳入外包服务范围。发包方需在发包前完成档案价值鉴定和密级鉴定，明确外包边界，承包方不得承接超出合规范围的档案服务。

资质与监管要求：承包方需具备合法注册的法人资格，持有相关业务资质（如保密资质、档案服务机构备案证明等），人员需具备相应专业能力，其中持有档案岗位培训证书的人员占比不低于25%。服务过程中需接受发包方及档案行政管理部门的监督检查，配合提供工作记录、资质证明等材料，发生档案受损、泄密等重大事件时，需及时向监管机构报告。

保密与权益保护：承包方需建立完善的保密管理体系，与员工签订保密合同，明确保密责任；在服务全过程中采取保密措施，不得翻阅、涂改、泄露档案内容，未经发包方同意不得复制、传播档案信息。同时，需尊重发包方的档案所有权和处置权，不得擅自改变档案原状或用于其他商业用途。