一、全宗卷的规范化整理流程与操作规范
（一）前期准备：明确全宗卷的构成要素
全宗说明类：全宗立档单位沿革、组织机构图、职能范围说明、全宗历史沿革纪要，明确全宗形成的主体背景；
档案接收与征集类：档案接收清单、征集协议、交接凭证、接收鉴定意见，记录档案入馆/入库的源头信息；
整理与分类类：分类方案、立卷说明、档号编制规则、整理工作小结，体现档案整理的标准化过程；
鉴定与销毁类：鉴定工作方案、保管期限表、销毁清册、审批文件，留存档案价值判定的关键依据；
保管与保护类：库房温湿度记录、档案修复报告、防虫防霉处理记录、设备运行日志，反映档案保管的技术措施；
利用与服务类：查阅登记册、复制/借阅审批单、利用效果反馈表、编研成果目录，记录档案利用的实际情况；
变更与异动类：全宗合并/拆分批复、档案移交/接收记录、保管单位调整说明，追踪全宗的动态变化；
其他备查类：相关法规文件、行业标准、管理细则、专项工作报告等补充材料。
（二）核心步骤：全宗卷的系统化整理操作
材料收集与筛选：全面梳理全宗管理各环节产生的文件材料，剔除重复、无效、非正式的记录（如草稿、临时通知），确保纳入的材料真实、有效、具有备查价值；对零散材料进行初步归集，按上述八大类进行预分类，避免混淆。
分类与排序：采用“大类—子类—单件”的层级分类法，在八大类基础上，可根据实际情况细分子类（如“利用与服务类”可细分为“查阅登记子类”“借阅审批子类”）；排序遵循“时间顺序为主，逻辑顺序为辅”原则，同一子类内按文件形成时间从早到晚排列，涉及审批流程的材料（如销毁清册与审批文件）按“申请—审核—批复”的逻辑顺序排列，确保前后衔接。
编目与编号：编制《全宗卷目录》，明确每一件材料的序号、文件名称、形成单位、形成日期、页数、备注等信息，目录需与实际材料一一对应，便于快速检索；采用“全宗号—全宗卷号—类别号—件号”的档号编制规则，全宗号为立档单位的唯一标识，全宗卷号区分同一全宗的不同全宗卷（若有多卷），类别号对应八大类（如用01-08表示），件号为同一类别内材料的顺序号，编号需清晰标注在材料首页右上角，避免涂改。
装订与封装：根据材料厚度选择装订方式，厚度较薄（≤200页）的采用线装或胶装，厚度较大的采用活页装订（便于后续补充材料），装订时需保持页面平整，避免压损字迹；装订后装入标准档案盒，档案盒封面需标注全宗名称、全宗号、全宗卷号、保管期限、形成年度等核心信息，盒脊需重复标注全宗号、全宗卷号、类别，便于库房上架排列。
质量核查：整理完成后，对照“材料齐全性、分类准确性、排序逻辑性、编目规范性、装订完整性”五大标准进行自查，确保无遗漏、无错编、无乱序；必要时组织交叉核查，邀请专业档案管理人员对整理质量进行审核，发现问题及时整改，确保全宗卷符合《档案工作基本术语》《全宗卷规范》等行业标准。
二、规范化整理后全宗卷的长效管理机制
（一）库房保管与实体管理
库房环境管控：全宗卷作为档案管理的“档案”，需与其他档案同库保管，库房需满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备温湿度记录仪、除湿机、灭火器、防虫药剂等设备，定期检查设备运行状态；避免将全宗卷与易腐蚀、易挥发的物品同放，防止档案材料老化、霉变、虫蛀。
上架与排列：采用“全宗号—保管期限—全宗卷号”的上架顺序，同一全宗的全宗卷集中排列，不同保管期限的全宗卷分区存放（如永久保管与定期保管分开），架位需粘贴标识牌，注明全宗号范围、保管期限，便于快速定位；档案盒摆放需垂直竖立，避免倾斜挤压，定期检查档案盒完好情况，发现破损及时更换。
实体安全管理：建立全宗卷保管台账，记录每一卷的入库时间、架位编号、保管状态、核查情况等信息，实行“一物一账”管理；严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房，查阅全宗卷需在指定区域进行，不得擅自携带出库房；定期进行实体核查，每年至少开展一次全面盘点，核对台账与实物是否一致，发现丢失、损毁等情况及时上报并处理。
（二）利用服务与权限管理
利用审批流程：明确全宗卷的利用范围，主要面向档案管理人员、立档单位相关负责人、授权的科研人员及符合规定的查阅者，利用全宗卷需填写《全宗卷利用申请表》，注明利用目的、利用范围、利用方式（查阅、复制、摘录）；根据利用对象的不同设置审批权限，内部档案管理人员查阅需经部门负责人批准，外部人员查阅需经立档单位分管领导批准，复制、摘录全宗卷核心信息（如销毁清册、敏感利用记录）需额外履行保密审批手续，严禁未经授权的利用行为。
利用过程管控：查阅全宗卷需在档案管理部门指定的阅览区进行，不得涂改、勾画、抽取材料，严禁携带火源、水源、腐蚀性物品进入阅览区；复制全宗卷材料需由档案管理人员操作，复制件需加盖档案管理部门公章，注明复制日期、用途，与原件区分；利用结束后，档案管理人员需核对材料是否完整，及时归位，更新利用记录。
利用成果管理：建立全宗卷利用效果档案，收集利用者的反馈意见、利用成果（如编研报告、学术论文引用情况），分析全宗卷的利用价值，为后续档案管理优化提供依据；对涉及保密信息的利用记录，实行单独管理，严格遵守保密规定，防止信息泄露。
（三）动态更新与版本管理
更新范围与频率：全宗卷需随档案管理工作的开展持续更新，新增材料包括：新形成的全宗说明、档案接收/移交记录、鉴定销毁文件、利用登记材料、管理流程变更说明等；更新频率根据实际情况确定，常规材料（如利用记录、温湿度记录）按季度汇总补充，重大变更材料（如全宗合并、保管期限调整）即时补充，确保全宗卷能准确反映全宗的最新管理状态。
更新操作规范：新增材料需按原整理标准进行分类、排序、编目、编号，补充到对应类别中，避免打乱原有秩序；若采用活页装订，直接插入新增材料并调整件号；若采用固定装订，可单独整理新增材料，编制补充目录，与原全宗卷关联保管，注明补充批次、日期；更新后需及时修改《全宗卷目录》和保管台账，确保目录、台账、实物一致。
版本追溯管理：对全宗卷的重大更新（如分类方案调整、全宗信息变更）实行版本记录，编制《全宗卷版本变更登记表》，注明版本号、变更内容、变更时间、变更人、审批人等信息；保留历史版本的关键材料（如旧分类方案、原全宗说明），与新版本材料关联保管，便于追溯管理过程的变化，确保档案的连续性和完整性。
（四）监督检查与保管期限管理
定期监督检查：建立全宗卷管理监督机制，档案管理部门定期（每年至少一次）对全宗卷的整理质量、保管状态、利用规范、更新情况进行检查，重点核查材料完整性、编目准确性、库房环境达标情况、利用审批流程合规性等；上级档案管理部门需对下级单位的全宗卷管理工作进行不定期抽查，发现问题下达整改通知，跟踪整改落实情况，确保管理要求执行到位。
保管期限与销毁管理：全宗卷的保管期限与对应全宗的保管期限一致，永久保管的全宗，其全宗卷永久保管；定期保管的全宗，其全宗卷保管期限与全宗一致（如30年、10年）；全宗卷保管期满后，需按档案销毁程序进行处理：由档案管理部门提出销毁申请，编制《全宗卷销毁清册》，经立档单位负责人审核、上级档案管理部门批准后，在指定监销人的监督下集中销毁，销毁过程需全程记录，销毁清册、审批文件、销毁记录长期保存，确保销毁程序合法合规。
（五）数字化管理与备份
数字化采集：为提升全宗卷的利用效率和安全性，可对规范化整理后的全宗卷进行数字化处理，采用高清扫描方式采集材料图像，确保图像清晰、色彩还原准确，无变形、无漏扫；对扫描后的图像进行处理（如裁剪、去噪、纠偏），按原分类体系建立数字化目录，关联图像文件，形成全宗卷数字化数据库。
数字化存储与备份：数字化成果需存储在专用服务器或云存储平台，采用加密技术确保数据安全，设置访问权限，防止非法访问、篡改；建立“本地+异地”双重备份机制，本地备份按日增量备份、按月全量备份，异地备份按季度进行，定期对备份数据进行校验、恢复测试，确保数据可随时调取使用，防止因设备故障、自然灾害等导致数据丢失。
数字化利用与管理：依托档案管理信息系统，提供全宗卷数字化成果的在线检索、查阅、下载服务，严格执行线上利用审批流程，记录利用轨迹；定期对数字化系统进行维护、升级，保障系统稳定运行，及时修复漏洞，确保数字化成果的长期可用。 |
您现在的位置：