一、文件材料归档范围
（一）通用核心归档材料
反映主体沿革与职能活动的材料：包括单位设立、合并、撤销、更名、职能调整的批复文件、章程、组织机构图；年度工作计划、总结、工作报告、会议纪要、工作简报；反映重大决策制定与执行的会议记录、请示与批复、决策依据材料等，这类材料直接体现主体核心工作轨迹，是归档的基础。
具有凭证价值的材料：涉及国家、集体和公民权益保护的合同、协议、议定书、公证文书；权属证明文件（如房产、土地使用权证、知识产权证书）；职工录用、任免、奖惩、薪酬福利、社保医保等人事档案材料；审计报告、财务凭证、资产清查与处置记录等，这类材料是权益保障和责任认定的关键依据。
上下级及同级机关相关材料：上级机关制发的与本单位主管业务相关的重要文件、非主管业务但需贯彻执行的文件，以及涉及本单位机构设置、人员编制的永久保存文件；下级机关报送的重大问题专题报告、年度以上计划总结与统计材料；同级机关制发的需贯彻执行的非主管业务文件。
（二）专项业务归档材料
机关单位专项材料：党、团、工会工作形成的工作报告、换届选举结果、会员名册、重要专项活动记录（永久保存），以及一般工作简报（10年保存）；纪检监察工作的重要调查材料（永久）、一般综合性报告（30年）；保卫部门安全检查与调查记录（10年）；人民来信来访处理材料（有领导重要批示的永久，其他有处理结果的30年）。
企业单位专项材料：研发、建设、生产、经营活动形成的技术文档、设计图纸、工艺流程文件、产品检测报告；项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收文件；招投标文件、采购合同、生产记录、销售数据；职工权益保护相关的劳动合同、薪酬制度、劳动争议处理材料等。
基建与资产管理材料：房产、土地所有权/使用权相关文件（永久）；建设项目全套资料（立项、设计、施工、验收）；办公设备、机动车等物资采购计划、审批手续、招标投标文件、调拨与转让记录（30年）；国有资产登记、统计、核查清算材料（重要的永久，一般的10年）；职工住房分配、出售方案与合同协议（永久）。
（三）电子档案归档材料
电子档案与传统载体档案具有同等效力，其归档范围除电子公文、电子合同、电子报表等核心电子文件外，还必须包含元数据与背景信息，如文件形成者、形成时间、处理流程记录、格式信息等。归档的电子文件需去除电子印章的数字签名信息（仅保留图形），不得采用非开放压缩或加密技术，格式需满足开放、可转换、长期可读的要求。
（四）不归档材料范围
需明确排除无保存价值的材料，包括：上级机关普发性不需办理的文件、任免非本单位人员的文件、供参考的抄件；本单位重份文件、无查考价值的事务性临时文件、一般性修改稿与校对稿、无特殊意义的信封；同级机关不需贯彻执行的抄送文件；下级机关供参阅的简报、越级抄报文件等，避免无效归档增加管理成本。
二、档案移交的核心规定
（一）移交基本责任与要求
责任主体与禁止性规定：应当归档的材料，由形成部门定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。单位发生机构变动、合并、撤销时，必须按规定向有关单位或档案馆移交档案，不得擅自处置。
移交时限要求：机关、团体、企业事业单位等应按照国家规定定期向档案馆移交档案，一般情况下，文书档案自形成之日起满10年移交；专业性较强或涉密的档案，经同级档案主管部门同意可延长移交期限；经档案馆同意，也可提前移交未到期限的档案，但移交前的政府信息公开事项仍由原单位负责。
移交材料质量要求：移交的档案需经过系统整理，符合分类、编号、装订规范；纸质档案需确保完整（如有发文稿纸、文件处理单的，需与正本、定稿一并移交），无破损、霉变；电子档案需通过真实性、完整性、可用性、安全性检测，去除加密措施，附具到期开放意见、政府信息公开情况及密级变更说明。
（二）移交程序与管理规范
内部移交程序：各业务部门在文件材料形成后，需及时收集整理，按保管期限鉴定分类，经部门负责人审核后，向本单位档案部门办理移交手续，填写移交清单，明确材料名称、数量、载体类型、保管期限等信息，双方签字确认。
向档案馆移交程序：移交单位需提前与档案馆沟通对接，按档案馆要求整理档案；档案馆对移交档案进行检测审核，纸质档案需符合保管条件，电子档案需通过格式兼容性、数据完整性检测；审核合格后，双方签订移交交接文书，明确档案归属与利用权责，完成登记入库。
特殊情况处理：博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、文献信息同时属于档案的，可自行管理，但需与档案馆在利用方面相互协作；电子档案移交需通过符合安全管理要求的网络或存储介质进行，确保传输过程中不丢失、不泄露。
（三）法律责任与监督
违反档案移交规定的，将依法承担相应责任：不按规定归档或不按期移交档案，经责令改正而拒不改正的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；单位存在该行为的，可处1万元以上10万元以下罚款，个人可处500元以上5000元以下罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
三、归档与移交的特殊注意事项
定制化归档范围：各单位需结合自身职能编制专属的文件材料归档范围和保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行；有垂直领导关系的中央、国家机关需编制本系统归档范围表，报国家档案局审查同意。
全过程管理要求：电子档案需贯穿形成、收集、整理、归档、移交的全过程管理，确保各环节系统衔接，元数据持续采集维护；档案工作人员调离岗位时，需办理档案交接手续，涉密档案工作人员调离需符合保密规定。
设施与人员保障：企业需设置档案部门或指定负责机构，配备专职人员，档案库房需符合安全标准（远离污染源、配备防盗防火防潮设备），面积满足未来至少10年存放需求；电子档案管理需配备符合安全要求的信息化基础设施，管理人员需具备专业知识与技能。 |
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