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以“件”为单位的整理方法

发布者:  发布时间:2020-12-30  阅读:598次
 

2000年12月6日,国家档案局发布了DA/T22—2000《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)。

 

在吸收传统立卷方法合理因素的基础上,对归档文件整理的原则和具体方法作了规定,《规则》的实施是我国机关档案工作的一次改革。

 

《规则》的宗旨“简化整理、深化检索”,对来原归档文件整理方法中的“立卷”环节进行了大胆的变革,大力倡导文件级的整理理念,在一定程度上简化了归档文件的整理工作内容。

 

标准十分注意计算机管理和手工管理的双重需要,以及文件形成者和档案馆的管理需要,为档案管理手段的创新及电子文件的规范化管理奠定了良好的基础。

 

《规则》 DA/T22—2000

 

1)归档文件:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件村料。

 

2)归档文件整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒 ,使之有序化的过程。

 

《规则》 DA/T22—2015

 

1)归档文件:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料 

 

2)归档文件整理:将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。

 

2的含义及构成

《规则》 DA/T22—2000

 

“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

 

《规则》 DA/T22—2015

 

 “件”是归档文件的整理单位。归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

 


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