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档案在利用过程中的保护

发布者:  发布时间:2020-12-30  阅读:1163次

档案在利用过程中需要调卷、查阅、还卷这对档案的物质载体将造成磨损影响档案的自然寿命同时还不可避免地存在其他安全隐患。因此制定相应的保护制度采取适当的保护措施十分必要。

 

一、档案在利用过程中的保护制度

(1)档案使用登记和交接制度。档案出入库时对调卷、还卷及交接行为进行登记签收手续必须清楚、严格。

(2)档案利用行为规范制度。包括对档案利用行为方式的规范及防止不良行为如禁止在档案上勾画、涂抹;禁止擅自将档案带离规定的使用场所;未经允许任何人不得擅自拍照、抄录、复印档案;对于损毁档案的行为应有严明的惩罚措施。

 

二、档案在利用过程中的保护措施

(1)数量与顺序的控制。当档案利用数量过大时应分批定量提供并要求利用者在使用过程中和交还档案时保持原排列顺序以免发生混乱。

(2)对档案利用行为的监督和指导。外部利用者利用档案时档案馆()应安排工作人员在利用现场进行监督和指导发现问题及时指出和纠正。

(3)档案利用方式及利用场所。档案既可以现场阅览也可以通过网络、邮政、电子邮件、传真、电话等方式进行利用和查询。现场阅览的场所应为集中式大阅览室便于管理。而通过档案馆主页进行网上检索或通过电子邮件进行咨询的应采取相关的网络安全保密措施。

(4)珍贵档案利用过程中的保护性措施。珍贵档案在利用过程中应采取严密的保护措施:一般提供缩微品或复制件不提供原件;利用时应特别监护;复制时应采取严格的限制措施和保护性措施。


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