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科技档案进馆的手续和要求

发布者:  发布时间:2020-07-16  阅读:1289次
  (一) 把住质量关,保证进馆科技档案完整、准确和有序

科技专业档案馆是国家专业档案的储备中心,必须保证其馆藏质量,这是对科技专业档案馆收集工作以及对其整个馆藏的基本要求。科技专业档案馆馆藏档案质量的基础在档案的移交单位,这是因为:科技专业档案馆所藏档案是各移交单位在其工作活动中形成的,它们的质量状况是由其移交单位科技档案工作的状况决定的。为了确保馆藏档案的质量,必须把好接收进馆档案的质量关,协助和指导移交单位认真做好进馆档案的筛选、必要的补充收集和系统整理工作。对于大宗档案的进馆,科技专业档案馆应派专人到移交单位进行现场预检,确保科技档案的完整、准确、有序。

(二) 摸清底数,制定稳妥可行的收集进馆方案

科技专业档案馆在接收科技档案进馆以前,应做好调查研究工作。摸清每年有多少个单位的科技档案需要进馆,每个单位的进馆数量、种类、保管状况、分类整理方法以及科技档案的质量状况。在掌握上述情况的基础上,根据自己的馆藏条件和接收能力,具体制定接收进馆方案。

接收进馆方案是科技专业档案馆接收科技档案的计划指导性文件,应尽量科学具体,既要考虑进馆的需要——分别确定科技档案的移交项目及主送单位,又要考虑进馆的可能——科技专业档案馆的接收、保管能力,还要兼顾科技专业档案馆自身和科技档案移交单位的实际情况,考虑收集工作同科技专业档案馆各项业务工作的衔接。在统筹安排的基础上,分别轻重缓急,有计划、有步骤、分期分批地做好接收工作。切不可不顾条件和可能,不问移交单位和科技档案的实际情况盲目地接收,那样不仅将造成接收工作的被动,而且影响收集质量,甚至影响整个科技专业档案馆的业务建设

(三) 严格检查,做好进馆档案的验收工作

为了确保馆藏质量,科技专业档案馆接收档案时,应实行严格的检查验收制度。凡是准备进馆的科技档案,不仅在进馆前要经过馆方的实地检查,而且在正式接收时,还要再次进行严格、全面的检查。

检查的内容主要有两方面:一方面要认真检查档案的内容质量,对进馆档案要根据移交清册逐项、逐卷、逐件地进行核对,确保其完整无缺。另方面要仔细检查档案的保管质量,包括各种载体的质量,信息记录的质量,有无霉斑、虫蛀、受潮等痕迹,以采取适当的措施,确保这些档案能够长久保存。

对接收档案进行检查,应做出验收记录,对其质量状况要作出评价,并对发现的问题提出处理意见。

(四) 科技档案进馆的交接手续

向科技专业档案馆移交科技档案时,移交单位需要准备式两份的移交清册和有关科技档案的考证材料。科技档案考证材料,是为了使科技专业档案馆掌握相关科技档案的情况而撰写的有关科技、生产活动及其科技档案状况的说明,它对于科学管理和开发利用科技档案有重要的参考作用。

对进馆科技档案进行检查验收以后,科技专业档案馆与科技档案移交单位要在移交清册和验收记录上签字,交接双方各留一份备查。

 


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