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人事档案的历史变迁

发布者:  发布时间:2020-03-09  阅读:1642次
       
    人事档案来源于最初的人事管理活动,它随着官吏选拔制度的形成而产生,是古代选拔、任用、考核、控制文武百官的重要依据,随着人才选拔制度的健全而逐步发展。

(一)古代时期

殷商的甲骨刻辞中有殷官制的记载,在金文档案中还有商王对官员的册命、诰命、赏赐等记述,是目前可见的最早的人事档案。而西周“荐书”、春秋战国时期的“计书”等均是当时重要的官员考核材料。

秦汉时期废除了以血缘关系为基础的世卿世禄制度,地方行政管理实行郡县制,中央设立了“三公九卿”,官员任免权集于皇帝手中,就形成了各种不同身份、不同爵位的官吏名籍和官籍。在人才的选拔任用过程中形成了“令甲“功令状"“铁券”、考课和画像等不同种类和内容的人事档案。汉高祖刘邦在起义时,对官兵将领建立个人册籍,将他们的表现和功绩记录下来,作为以后论功行赏的依据。个人档案的建立调动了官兵将领的积极性,对两汉的建立发挥了巨大的作用。刘邦即位后选拔人才时重视选人的经历、德才,并重视积累这方面的材料。凡备选的“贤士大夫”要署“行" (品行)、“义" (仪表)、“年”(年龄),详细地登记选拔对象的个人经历、品行、年龄、相貌等相关材料并报送相国府。这种登记了“行”“义”“年”的材料,是我国最早的人事档案。

魏晋南北朝时期,由于豪强势力和门阀制度逐步形成与崛起,九品中正制就成为这一历史时期选配官吏的主要制度。汉代选官制度中的考试、试用、考察等传统和行之有效的方法完全被抛弃。人事档案的职能和作用在许多方面又被谱牒所代替,这是人事档案发展历程中的一段弯路。

唐朝在选官用人方面发展了隋的科举制度并有一套新的制度和办法。 入仕的官员都要将名籍、履历、考绩、授官、政绩等情况详细记录归档,这种档案就叫“甲历”,也称“官甲”或“甲敕”,并建有甲库,专门保管甲历,还建立了甲历副本和分库保管的制度,这是我国古代最早的、专门的人事档案库。其中规定的要对甲历“常加检点收拾”、违者“条例处分”(《唐会要.甲库》)等做法,对于现在的人事档案管理仍有重要的借鉴意义。五代时甲历的做法仍在沿用。“所有选人受官,黄甲备录”(《五代会要》),凡选拔人才或升降官职,都要在甲历档案中详细记载。

宋代皇帝设有“人才簿”,作为选拔人才之用。宋代的人事档案主要有:一是家状材料,科举或保举首先要上“家状”,尤如今天的个人履历,有固定的格式;二是保举材料,高级官吏推荐可以为官的人,都要形成必要的文字材科作为证据,谓之“举状”;三是引见材料,即面呈皇帝的材料,同时皇帝要面试;四是磨勘材料,即考核材料,宋代设审官院、考课院,掌握官员的考核。

元代在考核官员时建立了“考功历制度",即发给每级官吏印纸历子一卷。卷首写明姓名、出身,调动时由上级官吏注明任职时间,记载任期内功过情况,吏部根据“考功历"定优劣,决定任命。这种“考功历”与现在的履历表及干部档案有相似之处。

明代的人事文书称贴黄",即官员的履历表,是考核、任用、封赠官员的依据。贴黄分为吏部贴黄和兵部贴黄两种,它们随着官员职位的变动而相应发生变化。

清代时的官员档案材料主要有履历材料、考课材料、投供材料、给凭材料、奖励材料(称作功牌")、退休材料等。到了清末,照片已开始作为人事档案材料归档。宣统三年谕旨规定凡内阁派遣官员,应律废除以前所采用的填写履历、核对笔迹的办法,改用查对照片。人事档案的内容和制作材料有了新的发展。

(二)近代时期

建党初期,出于保证入党、入团人员的政治忠诚和道德纯洁性,以及保护党员、团员的目的,党组织要求各区执委会开始对党员、团员进行登记和统计。这在1940715日中央发布的《关于审查干部问题的指示》简称《指示》)一文中可以查证。《指示》开宗明义:干部的品质是否纯洁,干部的工作是否分配恰当,对于保障党的路线之执行具有决定意义。不过,那个阶段尽管中央意识到了人事档案的重要性,但迫于当时革命战争的严峻形势,正规的人事档案制度始终未能完全建立。此外,即便是最初形成的小部分党团员登记和干部基本情况簿册,也在转移过程中受到损毁,造成失散。

抗日战争时期,根据地不断得以巩固和发展,人事管理工作才逐步走向正轨,人事档案材料才大量产生。19407月,中央要求各中央局、省委、地县委和各部队政治部、组织部之下设立健全而有能力之干部科,干部科的任务之一,就是管理干部的表格、履历、证明书等人事文件材料。实际上,早期干部档案几乎就是人事档案的代名词。一个月后,中共中央组织部又要求各地方、各部队应将属于中央管理的干部的档案材料,陆续送交中央组织部汇存。从此,无论是中央还是地方都普遍建立起了干部档案,并开始形成按照干部管理权限向上级报送干部档案的制度。当时的人事档案,大小、式样并不统一,项目也有多有少,主要涉及登记者的基本信息,以及对党、团与政治形势的看法等。据资料记载,当时的档案整理多采取按人集中,再将档案材料分成表格、考核、反省、自传、鉴定、信件等类别,每类材料按时间顺序排列,然后将一个人的材料用细绳或鞋带装订成册,放入档案袋中。一般是一人袋,材料者,一人数袋,在档案袋上写上姓名、编号,袋内有目录,登记每份文件名称与内容。档案袋依干部的姓氏笔画排列,放置在木箱内"。至于档案的转移,则是档随人走,人到哪里,档案材料也由本人带到哪里。如果人事档案材料没有携带至新的单位,则无法分配到新的工作。

新中国成立后,人事档案工作一度进展缓慢问题颇多,主要表现在人事档案残缺不全等方面。据资料记载,1952 5月,家单位档案室保存的干部档案,只占本单位应管干部总数的36.9%。 即便是有档案的干部,其档案本身也是材料贫乏。为了改变这种状况,组织人事部门提出,应把整理和充实档案的工作放在重要位置,有计划地将所管职务名单内的干部档案全部收集齐全。“如遇档案或档案内容极不充实者,应从速收集或本人填写基本材料。”这一阶段,人事档案材料的收集范围也开始丰富起来,除了此前需要提供的基本信息、背景、出身等材料外,发明创造、学术著作、理论学习笔记、毕业证书等,都成为必须存档的材料。此外,对于人事档案材料的转递也有了新规定,比如干部调动一般不自带档案材料,如必须自带时须附转递档案材料信,将档案材料密封并在介绍信上注明携带有干部档案材料,以便查对等。

19568月,第一次全国干部档案座谈会召开,这次会议制定了我国第一部全国性的干部档案工作的法规----《干部档案管理工作暂行规定》简称《暂行规定》)。《暂行规定》的诞生,标志着我国人事档案工作开始向正规化方向迈进。可以说,相比以往的人事档案制度,《暂行规定》非常细致,比如在人事档案材料的转递方面规定:干部工作变动时,档案正本一律不可本人自带, 须由机要交通转递;干部成批调动时,可指派专人携带;而对于档案材料的副本,可由机要交通转递,也可装封加盖密封章由本人自带;转递干部材料时,办理严格的手续,发出机关填写“干部档案转递单”,收到档案的机关清点查收,将回执盖章后退回转出单位。在第次全国干部档案工作座谈会的推动下,1956~ 1966年的干部档案工作取得了巨大的成绩。这10年里,甚至还按照干部档案管理的方法先后建立了工人档案和学生档案。极其可惜的是,人事档案工作历经这10年建设黄金期后,在“文化大革命"期间毁于一旦。据文献记载,当时档案馆遭受冲击,人事档案受到隐匿和销毁,大批工作人员被调离、撒换。

19802月,第二次全国干部档案工作座谈会召开,人事档案工作再度迎来春天。在这次会议上,《关于加强干部档案工作的意见》 《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》等文件得以讨论和制定,并提出了今后的工作任务:收集和补充新材料,改变档案材料老、乱、散、缺的现状;对干部档案普遍进行一次清理和整理;把必需的各种规章制度加以恢复、建立和健全起来,使干部档案工作有章可循、有法可依等。这期间,人事档案建设亮点不断,学历和专业培训材料,任免、工资待遇材料,出国工作、考察、学习材料等内容都写入了人事档案。

199012月,第三次全国干部档案工作座谈会召开。会议召开以后的15年中,各级组织人事部门认真落实《干部档案工作条例》,健全和完善了有关规章制度,开展了干部人事档案目标管理工作,人事档案管理水平不断提高,干部档案工作方法和手段得到改进,进步夯实了干部人事档案工作基础。

200511月,第四次全国干部档案工作座谈会召开。会议提出要以领导干部档案和公务员档案为重点,大力推进干部档案工作的创新,加强干部档案工作的制度化、规范化和信息化建设,充分发挥干部档案在公道正派地选人用人上的重要作用。我国传统人事档案制度存在重“政治”轻“能力"、重“历史”轻“现实"、重“身份”轻“契约”、重“凭证"轻“信用”、重“控制”轻“服务”的问题。借鉴发达国家的先进经验,重视人事档案社会服务功能,加强信用档案建设,在人事档案中增加个人信用情况的记录,对于充分发挥人事档案对经济社会发展的促进作用具有积极意义。近年来,为适应人事档案数字化管理发展方向和要求,采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备,对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化,使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本,人事档案实现数字化管理。

纵观历史,当今的人事档案是在新中国成立以来,依据新的国家档案体系在人事管理活动中形成,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。在历史的长河中,人事档案以档案最基本的特征,即原始记录性和社会服务性,起着其他文化形式不可替代的作用。人事档案忠实记录了干部的德、能、勤、绩、廉情况,记录了干部的历史情况和现实表现,是选人用人的重要依据。人事档案的完整、准确、安全,对全面、准确地考察干部具有重要意义。人事档案管理在人事管理中具有结果性和前端性的双重属性,一切管理实施产生的结果最终均要在人事档案中予以记录和保存,一切管理手段的实施均要以人事档案的记录为基础信息。人事档案管理是贯穿整个管理链条的唯一专业,是人事工作的核心组成部分和关键环节,起着重要的承上启下和信息支撑作用。


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