干部人事档案管理系统

一、功能介绍

1.登录

系统通过用户名、密码登录保障系统安全。系统管理员默认用户名为admin，默认密码为123，用户登录后，修改密码保护个人账户安全，系统密码采用多重不可逆加密方式，理论上不会造成反向解密。点击链接“系统版本及使用说明”，会通过弹出框提示登录、授权、版本等使用情况。

2.我的工作台

我的工作台模块主要包括和当前登录用户密切相关的信息事项，包括首页、任务管理、最新动态、个人信息、我的台账、回收站等功能。

（1）首页

首页小统计块显示系统数字化进度、归档人员总数、待整理档案数、本年新增人员数、待办事项、最新动态、存档人员教育学历统计饼图和近十年人员转入转出统计柱形图。点击待办事项标题链接，对于通知提醒类任务可以立即办理完成，对于审批任务可以根据流程完成任务。待办事项和最新动态的“更多”链接转向对应的管理页面。

审批流程任务包括完成审批、审批单据详情两个面板，完成审批面板用于输入审批意见，审批单据详情用于显示当前审批单据的详细信息。

（2）任务管理

显示所有任务列表，也可以分别显示未读/未完成/待审批任务列表、已读/已完成/已审批任务列表。点击任务标题链接可以处理单个任务，勾选多个任务，点击按钮，可以批量处理任务。未读任务可以点击读取后将标记为已读，未完成任务可以确认标记为已完成，待审批任务可以在任务完成页面填写任务审批意见，并完成任务。完成任务时的提示信息，提醒类任务设为已读即可。

（3）最新动态

显示当前系统登录用户的最新的业务操作列表，支持分页列表、批量删除动态等功能。

（4）个人信息

显示当前用户的机构和部门，有权限登录多个机构的用户可以切换当前的机构。同时提供修改个人密码功能，在线用户可以修改自己的密码。

（5）我的台账

台账是当前用户业务操作的重要记录，体现业务记录的作用，一般包括人员建档台账、查借阅台账、档案材料移交台账、档案转出台账等。

（6）回收站

回收站是用户误删数据的临时存储位置，用户可以恢复刚删除的数据记录。允许进入回收站的主要包括人员基本信息、材料信息等内容。

3.档案管理

档案管理是核心模块，主要功能包括人员管理、目录管理、批量材料录入、电子原文管理、材料规范名称等内容。

（1）人员管理

页面采用人员大头像及姓名展示，方便直接快速查找人员。可以显示全部人员，也可以根据部门、在职状态、材料状态等信息分类显示，提供增加人员、导出人员列表等功能。为了方便初始化操作，系统提供人员Excel模板，根据模板填写的人员可以实现批量导入。同时也可以采用列表方式显示人员信息：人员基本信息参考通用人事档案基本信息表整理。提供用户大头像上传和替换功能，默认大头像根据性别进行显示。

（2）目录管理

实现对人员的档案目录的全面管理功能。操作模式包括两种：首先对于批量操作操作，可以根据Excel模块整理人员材料目录，然后批量导入多人档案目录。系统同时支持档案目录批量导出的功能。

批量导入目录，可以根据姓名、档号等多种组合命名Excel文件，可以打包成一个zip文件上传（当一次导入人员很多时，建议打包上传）；也可以选择本地路径，由系统自动匹配人员Excel目录文件；还可以选择一个或多个Excel文件上传（人员较少时）。

其次是针对单个存档人员，可以实现对档案目录的添加、修改、删除、上移、下移、导入、校验编码、导出、整体排序、分类排序等功能。

系统支持批量导出目录功能，一般每个人员一个Excel文件，压缩为ZIP格式下载，压缩包设置密码（默认密码参见系统设置）。

（3）批量材料录入

批量材料录入针对同一类材料、多个存档人员的材料的快速归档操作。系统自动根据材料标题判断归档目录并生成编码，每个存档人员根据已有材料编码生成的各自的材料编码。

（4）电子原文管理

系统以树形方式显示每个材料，材料名称提示当前材料数量，点击材料显示该材料已挂接的扫描件。扫描件一般为图片或多页PDF。

系统提供根据档案目录模板准备的电子文件批量上传功能，电子文件（扫描件）命名需要参考模板指定的命名规则。支持多种命名方式的组合，支持打包（zip）或选择目录直接大批量挂接原文。用户可以批量导出档案目录材料及扫描件。导出原文一般为ZIP格式打包下载，压缩包设置密码，默认密码参见系统设置。人员扫描件上传完毕，可以标记该人员数字化已完成状态。系统支持绝大多数原文直接浏览功能，并添加浏览水印（在系统设置中可自定义文本水印或图片水印）。

（5）材料规范名称

系统提供根据档案材料目录关键字、规范名称两种方式增强自动归档分类的智能化。对于业务中常用材料名称可以加入规范名称，以后该名称可以拼音缩写快速查找选择，对于非规范的名称，可以通过关键字辅助匹配。该名称在系统多处均有使用，有效提高了用户体验。

（6）数据导入接口

参考GB/T 33870 2017《干部人事档案数字化技术规范》，系统提供数据导入接口功能。支持本地路径文件人员数据一次性导入，也可以采用压缩包上传导入。可参加数据导出接口导出的数据。

4.档案审核

实际业务中，干部人事档案通常会进行三龄两历一身份审核、干部任免审批及专项审核认定等业务，业务处理过程中的数据具有重要存档价值，系统提供审核过程记录及数据管理功能。

（1）三龄两历一身份审核表

三龄两历一身份审核表提供列表、编辑、导入、导出、下载模版（用于数据导入和打印）等功能。系统提供根据模版导入三龄两历一身份审核表功能，第一步选择人员、上传文件。第二步可以针对刚导入的数据进行确认和修改，保存后入库。网络版提供审核表提交审核的功能，如果设置多个审批流程以满足不同场景审批需求，在提交时会要求用户选择一个审批流程。一个流程时将直接提交成功，没有流程时，将提示用户在系统管理中创建三龄两历一身份的审核流程。审批过程中或者审批完成的表单，点击状态链接，可以查看图形化审批流程图，流程图采用红色（拒绝或撤销）、黄色（进行中）、绿色（通过）表示流程节点状态。系统提供审核表导出功能，可以批量导出，导出的审核表采用加密压缩包的方式进行数据保护，密码参见系统设置。

（2）干部任免审批表

干部任免审批表提供列表、编辑、导入、提交审批、撤销审批、导出、下载模版（用于数据导入和打印）等功能。新增审批表可以手工填写或者根据模板导入。网络版提供流程审批功能，提交成功后，审批用户在首页看到审批任务，点击链接打开审批页面，完成审批任务。干部任免审批表支持批量加密导出功能，格式为zip压缩包。

（3）专项审核认定表

干部人事档案专项审核认定表主要包括列表、数据填写、模板导入、提交审批、撤销、导出、模板下载等功能。系统提供根据模板导入的功能，选择人员、上传导入文件，下一步确认导入数据，不合适的地方可以修改，然后保存。网络版提供提交流程审批功能，审核过程中可以撤销申请。系统提供审核表导出功能，导出为加密zip格式。

5.协作利用

协作利用是指在档案管理的实际业务中，需要各部门协作对档案进行管理，或者通过审批等协作进行利用的业务功能。该模块主要包括档案移交管理、查借阅记录、档案检索等功能。

（1）材料移交管理

档案材料移交管理一般指其他部门将档案材料移交至档案材料管理部门，并完成相关审批工作的过程。主要功能包括创建移交单、提交审批、查看审批流程等。创建移交单时，用户可以填写移交相关人员信息和移交材料的列表，用户可以依次添加多个材料，系统结合规范名称快速录入并生成材料编号。

编辑完毕的移交单，点击提交审核按钮，提交后自动派发给第一个审批人，点击状态下的连接可以查看当前流程进度。其中绿色底的节点表示审批已通过，黄色底的节点表示正在审批中，红色底的节点表示审批人已拒绝。审批任务可以在用户首页->待办事项中直接看到，点击名称即可审批。最后一个审批通过后，这些材料会自动增加到存档人员的材料列表中，未通过审批的材料即将作废。

（2）查借阅记录

系统提供查借阅记录登记用户用户查阅电子档案、借阅实体档案的相关详细信息。可以上传查借阅证明扫描件、勾选查借阅人员及其明确的查借阅材料。系统支持查借阅申请和审批流程管理，用户提交申请，系统根据设定的审批流程逐步审批，审批完全通过后，允许查阅或借阅档案。档案借阅归还时可以在系统中进行记录。审批人可以在首页待办事项中看到任务，点击链接直接完成审批。

（3）档案检索

档案检索实现模糊检索功能，检索框下列出搜索的核心属性范围，用户可以通过更改勾选项提高模糊搜索精度。检索结果以人员大头像和信息摘要的方式显示，点击搜索结果可以展示人员的档案目录材料。搜索关键字匹配项会用红色字显示命中。

6.转出管理

转出管理包括档案转递、电子档案导出等功能。

（1）档案转递

系统提供新增转递申请、提交审核、撤销审核、导出转递单、下载转递单、上传回执等功能。转递单列表如下所示，用户选择转递单，点击按钮实现相关操作。根据管理规范，转递单包括众多项目，可依次填写，然后保存。用户勾选转递单，提交审核，未完成的审批可以撤销。转递单根据规范要求进行生产PDF格式，自动填写主要事项，用户可以打印或另存。寄送单是打印模板。转递回执需要上传至系统中备查，已上传回执的可以直接点击查看浏览。

（2）数据导出

系统提供针对档案转出人员的导出功能，包括目录和电子扫描件。方便接收方直接导入系统。支持导出数据包加密功能。

7.档案存储

系统对档案库房的基本信息、档案柜、库房检查监管监控的管理功能。主要包括库房管理、存取档案、库房安全检查等功能。

（1）库房管理

用户可以添加库房、下级库区，并完成基本信息配置。一般有下级库房或库区时，本级无需配置列节层等信息。一旦配置了侧列节层信息，系统将根据该信息自动生成库房存储位置，用于后续存入和取出档案。

（2）脊背标签

用户可以设置档案盒脊背标签的模板样式，选择要打印的人员档案，导出Excel打印模板。

（3）扫码盘查

为方便用户快速进行库房盘点及档案借阅、转移等业务操作中快速完成档案上架操作，系统通过扫码枪进行相关业务操作。系统包括库位码、档案盒、目录材料三级编码和识别；包括上架、归还两种业务场景。操作示意图如下所示：异常情况发生时可以进行盘查登记。同时，可以修正库位码不正确的档案。导出盘查结果。同时可以导出人员档案进行条码打印。

（4）库房安全检查

系统提供库房安全检查记录登记功能，记录每次安全检查的详细信息。

8.统计报表

系统提供多项统计报表，多维度展示存档数据。主要包括人员存档动态、人员年龄分布、人员学历情况、数字化进度、库房使用情况等。

（1）人员存档动态

人员存档状态显示每年转入、转出、总计人数变化，可以更改统计部门、年度区间生成不同的统计图。人员存档状态反应了人员档案随年度变化的规律。用户可以点击图像右侧的图标下载当前统计图。点击导出结果按钮，可以导出统计数据的Excel格式。

（2）人员年龄分布

人员年龄分布统计当前机构存档人员的年龄段分布情况，年龄段分为几个区间，可以显示当前机构人员年龄分布情况。用户可以点击图像右侧的图标下载当前统计图。点击导出结果按钮，可以导出统计数据的Excel格式。

（3）人员学历情况

人员学历情况统计当前机构存档人员的教育学历分布情况，可以从整体上显示当前机构的人员技术水平。用户可以点击图像右侧的图标下载当前统计图。点击导出结果按钮，可以导出统计数据的Excel格式。

（4）数字化进度

人事档案数字化加工进度统计显示存档人员档案材料目录整理情况和档案扫描件完成进度，反映了整体上档案数字化完成情况。系统可以一起统计材料目录和扫描件，也可以分开统计。更改起止时间，可以统计对应时间段的数字化加工进度。点击导出结果按钮，可以导出统计数据的Excel格式。点击图像右侧的下载按钮可以下载该统计图。

（5）库房使用情况

库房使用情况统计了指定库房、列、节、层的空间占用情况，条件可以逐级设置，统计内容为下一级别内容。比如指定了库房、列，则分各节统计该列档案存储占用的

空间。用户可以点击图像右侧的图标下载当前统计图。点击导出结果按钮，可以导出统计数据的Excel格式。

9.系统管理

（1）机构管理

系统提供多全宗的添加、删除、修改机构信息，支持多级机构。

（2）部门管理

系统支持一个机构的部门添加、删除、修改功能。部门支持处室、科室两级管理模式。

（3）角色管理

系统提供添加、删除、修改角色功能，角色可以直接授权功能权限，未勾选的权限用户无法看到菜单及页面。角色支持启用、禁用功能。

（4）用户管理

系统提供添加、删除、修改用户、显示用户列表的功能。支持重置用户密码、批量删除等功能。

（5）流程设置

系统提供自定义审批流程功能。可以设置专项审核、升职审核、整理考评、查阅借阅的审批流程。业务流程采用图形化展示，不同进度显示不同颜色。审批节点权限设置包括：收集意见建议、打回修改、驳回终止，可以满足绝大多数应用场景。

（6）档案目录

系统内置中组部标准档案目录，用户可以根据本地政策及单位需求进行调整，调整档案分类目录信息。

（7）数据字典

通过调整内置数据字典，可以满足实际管理需要，包括添加、修改、删除等功能。数据字典主要用于人员基本信息等。

（8）系统设置

系统设置满足实际使用的灵活性要求。包括设置目录空白行数、设置电子文件存储路径、设置用户初始密码（重置密码）等。