一、永久保管文件材料的定义与依据
永久保管文件材料是指对国家、社会组织或个人具有不可替代的凭证价值、历史价值和研究价值，需长期甚至永久保存的各类载体记录。其划定依据主要源于《中华人民共和国档案法》《档案法实施条例》，以及国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（第10号令）等专项法规，明确要求机关、企业、事业单位等组织将涉及核心权益、重大决策、历史沿革的关键文件纳入永久保管范畴，确保档案的完整性与长远利用价值。
二、机关单位永久保管文件材料的具体范围
（一）法规政策性文件材料
本机关制定的各类法规、规章、政策性文件，是机关履行法定职责的根本依据，具有普遍约束力和长期指导意义，需永久保管。这类文件包括正式发布的条例、规定、办法、细则等成文法规，以及为制定法规而形成的调研论证报告、征求意见稿、审议记录、发布通知等全套材料，例如某省政府出台的《省级政务服务管理办法》及其制定过程中的相关研讨文件。
（二）重要会议与重大活动文件材料
本机关召开的重要会议（如党委全会、常务会议、专题工作会议等）形成的主要文件，包括会议方案、议程、领导讲话稿、工作报告、讨论纪要、决议决定、参会人员名册等；举办重大活动（如重大庆典、专项整治行动、重要赛事、国际交流活动等）产生的核心材料，涵盖活动策划方案、组织文件、实施记录、成果总结、媒体报道等。例如市委全体会议的决议文件、国家级展会的组织实施档案等，均需永久保管。
（三）核心业务与职能活动文件材料
机关在履行主管业务职能过程中形成的重要业务文件，是职能运行的直接记录。这类文件因机关性质不同而有所差异：行政监管部门的重要执法案卷、审批文件、监管报告；司法机关的生效判决文书、裁定文件、案件审理报告；教育部门的招生政策、学籍管理核心文件、重大教育改革方案；卫生部门的重大疫情防控方案、公共卫生应急处置记录等。此类文件需体现业务活动的关键环节和结果，具有不可替代的凭证作用。
（四）重要请示批复与综合报告材料
本机关就重要问题向上级机关提交的请示文件，以及上级机关出具的批复、批示（含领导亲笔批示、书面回复等）；本机关形成的重要工作报告、工作总结（如年度综合总结、换届工作报告、重大专项工作总结）、综合统计报表（涵盖人口、经济、社会发展等核心数据的年度及中长期统计成果）。这类文件直接反映机关与上级的工作衔接、重大事项推进情况，是历史溯源的重要依据，例如某机关关于机构改革的请示及上级的批复文件，需永久留存。
（五）机构与人事管理核心文件
记录本机关机构演变的关键材料，包括设立、合并、分立、撤销、更名、职能调整等过程中形成的批准文件、批复函、机构编制方案等；人事管理中的重要文件，涵盖领导班子任免通知、干部选拔任用审批材料、人员编制核定文件、党团员及工会会员名册、批准加入党团或工会组织的文件材料等。例如某单位因行政区划调整产生的机构合并批复、处级以上干部的任免文件，均属于永久保管范畴。
（六）资产与权益凭证性文件
本机关涉及资产所有权、使用权的核心凭证，包括房屋买卖合同、土地征用协议、产权登记证书、资产评估报告、重要设备购置凭证等；具有法律约束力的重要合同、协议，如重大工程项目合同、长期合作协议、知识产权转让协议、抵押担保合同等；资产登记、划转、变更的全套证明材料，例如机关办公大楼的产权证书及买卖合同、重大国有资产处置的批复文件等，需永久保管以维护资产安全与权益。
（七）上级机关制发的重要文件
上级机关针对本机关主管业务制定的重要文件材料，如上级党委、政府发布的与本机关职能直接相关的政策性文件、工作部署通知等；上级机关检查、视察本机关工作时形成的重要文件，包括视察报告、领导讲话记录、题词、批示等；上级机关关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制的批准文件，例如国务院对某部委职能调整的批复、省委对某市主要领导任免的通知等。
（八）同级与下级机关重要业务往来文件
同级机关就重要业务问题发来的函件、请示，以及本机关作出的复函、批复；下级机关报送的关于重大事项的请示、重要业务报告，以及本机关的批复文件。这类文件体现了机关之间的业务协同与层级管理关系，需永久保管的核心是“重要业务问题”，例如两个省级部门就跨区域合作项目的往来函件、下级政府关于重大项目建设的请示及上级的批复。
三、企业单位永久保管文件材料的特殊范围
（一）企业设立与变动文件
企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产等重大变动过程中形成的全套文件，包括公司章程、营业执照、验资报告、股东会/董事会/监事会决议、改制方案、上市申报材料、破产清算报告等；公司治理结构相关文件，如董事会、监事会、股东会的构成变更记录、会议纪要、履职报告等。
（二）资产与产权管理文件
企业资产和产权登记、评估、证明文件，包括不动产产权证书、知识产权注册证书、资产盘点报告、评估报告等；资产转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更的凭证性文件，如重大资产交易合同、抵押登记证明、产权过户手续等；对外投资、融资文件，包括投资协议、股权证明、贷款合同、融资方案及批复等；资本金核算、确认、划转、变更的全套材料。
（三）重大决策与管理文件
企业发展规划、战略决策文件，如中长期发展规划、重大改革方案、年度经营计划及总结（核心部分）；内部管理制度体系，包括公司章程、组织架构设置文件、核心管理制度（如财务管理制度、人事管理制度）等；企业向有关机关或上级主管单位提交的重要请示、报告，以及收到的复函、批复；行业协会、中介机构出具的重要审计报告、公证文件、裁定文书等。
（四）人事与权益保障文件
企业机构演变文件，如部门设立、合并、撤销的批准文件；人力资源管理核心材料，包括高管任免文件、核心技术人员聘用协议、职工权益相关重要文件（如集体劳动合同、薪酬福利制度、劳动争议处理结果等）；企业文化建设的关键材料，如企业精神、价值观确立文件、重大文化活动记录等。
（五）重要经营与业务文件
企业经营管理中的重要文件，如重大经营决策记录、市场拓展方案、核心客户合作协议、重大项目招投标文件等；生产技术管理核心材料，如产品设计图纸（核心版本）、技术研发报告、专利申请文件、生产工艺标准等；服务类企业的重要服务协议、客户反馈处理记录（重大事项）等。
（六）外部宣传与重大活动文件
新闻媒体对企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道材料（报纸报道、视频影像等）；重要来宾（上级领导、社会知名人士）检查、视察、调研时的讲话记录、题词、批示、照片及企业工作汇报材料；企业参与国家和社会重大活动的文件，如参与公益项目、重大赛事赞助、行业峰会的相关记录；职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件。
（七）下属单位重要文件
直属单位、控股/参股企业、境外机构报送的关于重要问题的报告、请示及本企业的批复文件，体现企业对下属单位的管理与监督，核心是“重要问题”相关材料，如下属企业改制的请示及母公司的批复。
四、永久保管文件材料的判定标准与注意事项
（一）核心判定标准
价值导向原则：是否具有长远的历史价值、凭证价值或研究价值，是否关系国家、组织或个人的核心权益；
关联性原则：是否与本单位主要职能、重大决策、历史沿革直接相关，是否为业务活动的关键记录；
凭证性原则：是否为具有法律约束力的文件（如合同、批复、证书），是否能作为权益主张、历史溯源的直接依据；
稀缺性原则：是否为唯一或不可替代的记录，是否无法通过其他途径补全。
（二）关键注意事项
区分“重要”与“一般”：永久保管仅针对“重要”文件，如一般事务性通知、重复文件、无领导批示的普通来信等无需永久保存；例如人民来信来访文件中，仅有领导重要批示和处理结果的才纳入永久保管，其他有处理结果的按30年定期保管。
兼顾文件关联性：判定时需考虑文件之间的逻辑联系，如请示与批复、合同与履行记录需一并归档，避免孤立保存导致价值流失；
覆盖多元载体：永久保管不仅包括纸质文件，还涵盖电子文件（含元数据）、照片、录音录像、光盘等各类载体，需符合相应的归档技术标准；
动态调整机制：单位机构职能、业务范围发生重大变化时，需及时调整永久保管文件范围，报同级档案主管部门审核同意后执行；对保管期限届满的档案需定期鉴定，确有继续保存价值的应重新标注为永久保管。 |
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