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夯实数字化基础 提升现代化管理水平 浙江省丽水市档案部门持续推进档案数字化工作纪实

发布者:  发布时间:2021-02-23  阅读:404次
内容摘要:作者:毛清英
 

“十三五”以来,浙江省丽水市各级档案部门坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,以“三个走向”为根本遵循,高度重视档案科技创新工作,《基于区域协同电子文件管理平台的大数据档案信息分析与挖掘研究》《OFD格式封装行政审批电子档案可行性研究与实践》两个项目先后通过国家档案局组织的科技项目验收,市档案部门先后获得“全省档案系统先进集体”“丽水市‘最多跑一次’改革先进集体”等荣誉称号,丽水市档案工作科技创新之路越走越宽。

2011年3月起,丽水市采取“分布式”部署的方式,建设覆盖全市所有机关和乡镇的“1+9+N”档案协同管理系统(以1个市级档案馆为中心,将9个县的党政机关和N个乡镇的数字档案室整合到同一个网络平台上)。该系统集机关数字档案室管理、档案与电子文件登记备份、“云档案”信息共享三位一体。其中,机关数字档案室实现了全市政务外网上各机关部门OA系统形成的电子公文的在线归档、电子文件及元数据的在线封装、电子文件的在线移交,及市、县档案部门对各级机关档案室工作情况的实时监管;档案与电子文件登记备份系统实现了电子公文、纸质档案数字化成果、国家专业电子业务数据的在线备份;“云档案”信息共享中心实现了市、县、乡3级机关档案室资源的共建共享。全市各级档案部门只需要各自建立目录索引和全文索引,系统便会将索引文件自动同步到市中心的查档系统,查档用户在设定的权限范围内登录该系统,就可以查到全市范围内市、县、乡3级各机关数字档案室内的文件目录和原文,实现“百度”式检索。2017年,全市对“1+9+N”档案协同管理系统进行更新升级,建成党政机关电子公文、政务服务网电子文件、网页文件等在线采集、归档、移交接收和共享利用的“1+10+N”档案协同管理系统,实现市、县、乡镇各级部门所有电子档案一个系统、一个平台、一键归档、在线移交、共享利用。

近年来,丽水市各级档案部门以“五档共建”为重要抓手,提前完成“十三五”期间档案工作目标任务,为推动丽水档案事业科学发展奠定坚实基础。截至目前,全市各县(市、区)档案馆全部通过综合档案馆业务建设现场评价,其中,莲都区档案馆、龙泉市档案馆还通过示范档案馆评价。同时,市本级、莲都区、龙泉市档案馆完成国家级数字档案馆创建,其余档案馆完成省级数字档案馆创建。

一直以来,市档案馆高度重视档案资源体系建设,不断加快馆藏历史档案的保管和开发步伐。当前,在任何条件下,用户都可以直接查询利用公开的电子档案库:针对协议共享电子档案库,由部门与部门之间签订档案共享协议,指定用户查询共享;针对依据申请共享档案库,由查询人提出申请,档案部门工作人员审核之后才能共享。同时,对共享下载的电子档案和电子证明,系统可以自动添加水印,水印内容包括档案形成单位、档号、审批人、利用人单位、利用人姓名、利用时间等。此外,全市还建成电子档案原始性认证系统,用户将下载的电子档案复制件上传至该系统,即可对电子档案复制件的来源、真实性进行认证。

去年以来,丽水市大力开展电子档案长期安全保存管理试点工作,向浙江省档案局提交的《试点方案》已经报送国家档案局。目前,《试点方案》已被国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室审核批准。下一步,全市将按照《试点方案》目标和规划,不断提高档案数字化水平,全面提升区域档案现代化管理水平,推动全市档案工作高质量发展。

 


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