近期，天津市北辰区档案局、档案馆通过源头介入指导、强化过程管控、健全制度约束等方式，规范档案数字化全流程操作，压实各方档案保管保护主体责任，有效堵塞档案外包服务领域安全漏洞，为全区档案事业高质量发展筑牢安全防线。
区档案部门聚焦档案移交单位和外包服务企业两大关键主体，开展精准化、针对性培训。一方面，科学制订移交计划，对移交单位进行业务指导和专题培训，重点讲解整理规范、数字化移交标准及外包服务合同条款签订等注意事项。另一方面，召集全区具备资质的档案数字化外包服务企业，开展保密警示教育和业务培训，系统讲解数字化加工各环节的保密重点和操作规范，筑牢从业人员保密思想防线。
在过程管控方面，精心设计外包服务信息统计表，要求各相关单位在签订数字化外包服务合同后10日内报区档案局备案，确保外包项目底数清、情况明、监管准。建立“工期跟踪+专项检查”常态化机制，明确凡开展数字化加工的项目，每年至少接受一次安全专项检查，重点核查外包服务企业保密制度落实、加工场所管理、档案实体保护等情况，对检查中发现的苗头性、倾向性问题当场督促整改，对违规操作行为责令限期整改。
立足全区档案数字化工作实际，结合以往经验做法，区档案局联合区保密局印发档案数字化加工保密管理相关制度，围绕采购管理、人员管理、场所和设备管理、档案实体管理、数字化成果管理、监督检查、责任追究7个关键环节作出全面部署，进一步厘清移交单位与外包服务企业的责任义务，推动数字化加工各环节有章可循、有据可依，有效填补了全区档案数字化外包保密管理的制度空白。 |
