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青岛市档案馆接收青岛钢铁控股集团全部档案工作纪实

发布者:  发布时间:2020-11-20  阅读:580次
内容摘要:作者:刘旭刚 聂慧哲

 

今年10月21日,随着青岛钢铁控股集团有限责任公司(以下简称“青钢”)档案迁入青岛市档案馆工商馆库房,近4年来参与该项工作的人都露出了如释重负的笑容。四年磨一剑,正果终修成,回首来时路,有雨亦有晴。青钢档案的整体接收入库是青岛市档案馆工作中的一件大事,是其服务国企改革、勇于担当作为的充分体现。如果说青钢档案是一笔宝贵财富,那么,青岛市档案馆整体接收青钢档案的做法,以及在该项工作中积累的经验更是无价之宝。

企业转制,档案处置陷困境

2016年12月17日,青岛市政府与中信集团签署合作意向书,共同推动青钢向国内一流特钢企业转型升级。同年12月24日,青钢老厂区全部关停。2017年1月24日,青岛市政府与中信集团就青岛特钢合作重组事宜签约。此后,战略重组工作稳步推进,青岛特钢开始以独立运作的方式进行生产经营。

青钢改制可谓“一石激起千层浪”,原企业的人员、厂房、设备、技术、资产、档案等都面临着如何处置的问题。对于一个建厂60余年、曾经拥有近2万名职工、在青岛国民经济发展史上业绩彪炳的市直国有企业,其遗留的10万余件档案资料的处置难题,也摆在了青岛档案人的面前。

档案既是有形资产,也是无形资产。作为企业资产的重要组成部分,档案价值难以估量。一旦处置不慎,其损失也往往是无法弥补的。因此,妥善处置档案成为青钢资产能够按计划进行处置的必要前提。但是,如何确保青钢档案得到规范安全管理?如何满足青钢在产权变动过程中企业对档案的利用需求?大家莫衷一是。一时间,青钢档案处置工作的重重困难阻碍着企业转制进程。

无库房

青钢改制后,档案被暂存在原青钢老厂区的研发楼内。由于研发楼也属于被处置资产,所以无人清楚档案在研发楼能暂存多久。这些需要处置的档案初步统计有近10万卷,这意味着,如此大量档案的“新家”既要拥有满足保管条件的专业档案库房,又要符合改制企业档案处置有关规定,既要具备能够长期提供档案保管利用的基本条件,还要为国家节约经费。无论是青钢本身,还是其托管的国有企业,或者是一些档案寄存中心,都难以满足这样的“新家”条件。

未整理

进入处置流程的青钢档案需要重新分类整理。分类意味着各门类、各载体、各个全宗的档案资料整合重组,一些基建、设备、科技、产品等档案流向不同的接收方或进入销毁流程,而按规定保留的管理类、会计类、合同类档案以及大量实物、资料等则需要重新整理,以实现日后的长久保管和有效开发利用。但是,应该按照什么规范整理这些档案,成为摆在大家面前的另一道难题。

难利用

青钢档案数量巨大,很多档案在青钢处置过程中仍发挥着巨大作用。其中,会计档案在资产处置过程中被频繁调用,大量职工在退休、转岗时也需要经常查找档案。这意味着,青钢档案的利用工作不仅不能因企业改制而停止,还应有一套完善的利用办法。但是,在全部档案尚未完成整理且档案保管场地尚未解决的情况下开展档案利用工作,其难度可想而知。

就这样,青钢档案的处置工作陷入困境。

勇于担当,档案馆迎难而上

就在青钢因档案处置问题一筹莫展之际,青岛市档案馆正如火如荼地开展着一件关乎青岛市工商企业档案工作发展的大事——建设工商馆。工商馆位于青岛西海岸新区,建筑面积近2.6万平方米,主要用来保存青岛市工商企业的应进馆档案,并全面系统地展示青岛工商业发展历史,计划2020年年底启用。

获悉青岛市档案馆或许能够解决青钢档案的存放问题后,青钢方面如获至宝,立即派人与青岛市档案馆进行沟通。同时,青钢档案处置工作的困境也引起了青岛市档案馆的关注,有关负责人多次向青钢方面进行问询并及时出谋划策。由此,双方携手开启了一场青钢档案处置工作的“持久战”。

2017年2月,青岛市档案馆馆长姜永河一行在听取了青钢有关档案处置方案和文化遗产保护等情况汇报后,深入废旧老厂区、生产线、“东方红”火车运输轨道和拟处置档案保管现场,仔细翻阅各类档案,探查散落的各类设施设备、生产工具等实物。姜永河表示,青岛市档案馆将全力支持青钢在搬迁改造过程中的档案处置工作,最大限度实现青岛钢铁发展历史档案的齐全完整和妥善保管。同时还提出了企业文化遗产保护和青岛市工商企业历史展览中心建设合作共赢的思路。这无疑让青钢人吃了一颗“定心丸”,青钢人说:“终于有了一种‘拨云见日’的感觉。”

2017年6月7日,青钢划归青岛城投集团托管。城投集团成立了青钢档案处置工作小组,对接青岛市档案馆。至此,三方共同协调,对青钢档案的归属流向、整理标准、进馆时间等都进行了详细研究,并于2018年8月形成了《关于青钢老厂区档案资料接收进馆的意见》。

今年6月4日,青岛市档案馆对青钢档案处置工作进行了检查指导。7月15日,青岛城投集团结合市档案馆的指导意见形成了《关于青钢档案进馆整改方案》,对发现的问题进行全面整改,并提出,“由于2020年10月是青钢基金还款期,根据国有资产处置计划,青钢档案暂存的研发楼将整体对外出售,用于偿还即将到期的基金。鉴于时间较为紧迫,为确保档案资产能够得到规范和安全管理,切实保护青钢宝贵的档案史料,特函请将青钢档案资料于2020年10月底前移交贵馆进行统一规范管理。”

对青岛市档案馆而言,这意味着工商馆必须在今年10月交付使用。虽然根据既定工期,工商馆10月交付使用并无问题,但今年年初暴发的新冠肺炎疫情让工商馆的工程建设一度陷入停滞,工期一拖再拖,即便在7月,也无人敢确定10月工商馆能否交付使用。但是,档案不能等,档案进馆时间也不能拖。为此,市档案馆想方设法推进工程进度。工商馆的建设收尾工作赶上了国庆中秋假期,参与建设的同志为了不影响工期,连续几个昼夜奋战在施工现场。最终,工商馆在10月9日通过了整体竣工验收。

这是一场与时间的赛跑。10月21日,当青钢档案搬进工商馆时,很多人都长吁了一口气说:“我们赢了!”

整体接收,诞生了多个“第一”

今年9月29日,青岛市档案馆与青钢签署了《关于青岛钢铁控股集团有限责任公司档案处置有关问题的协议》,青钢档案整体搬迁工作进入最后冲刺阶段。最后阶段的准备与实施工作紧张忙碌,每个人都变得小心翼翼,生怕出纰漏。当所有工作宣告结束时,很多人没有意识到,这项工作不仅是工商馆第一次接收档案,还创下了青岛市档案馆的多项“第一”。

第一次大批量、整建制接收企业档案

经初步整理,有6.7万卷(件)青钢改制遗留档案需要移交进馆,包括管理类、会计类、照片类、合同类、实物类等,还包括6000多件已故职工档案。青岛市档案馆的很多同志都从事企业档案工作指导多年,也曾多次接收青岛市破产企业档案进馆。但是,将如此大批量、整建制的企业档案接收进馆,他们都是第一次经历。

第一次“人与档案”共同进馆

按照规定,未经整理或处置完毕的档案不能移交进馆。而青钢档案由于数量巨大,截至今年9月底,尚有大量会计档案未整理完毕,且会计档案因资产处置需经常调用,这意味着青钢档案无法按照正常的接收手续进馆。为了不影响青钢资产整体处置计划,不影响档案的搬迁入库,青岛市档案馆、青岛城投集团提出“人与档案”共同进馆的方案,即由青钢安排2名工作人员到工商馆专职负责青钢档案处置的后续事宜,包括青钢档案的日常管理、整理及办理档案移交进馆手续,为青钢资产处置提供档案查阅利用服务。这一举措,既解决了档案移交条件不具备、手续不完整的问题,也能够帮助解决企业改制职工安排问题,“一揽子”解决了青钢档案搬迁及后续的整理、利用等诸多问题。

第一次大批量接收已故职工档案

青钢档案中包含着6513件已故职工档案。按照青岛市有关规定,对国有企业职工档案实行属地化管理,但并未对已故职工档案流向进行明确规定。已故职工档案作为立档单位档案不可分割的一部分,逐渐成为一个历史时期的产物。这些档案见证了几代人从农村到城市、从就业到退休直至故去的历史,对研究我国工业发展、就业状况、人口迁徙等具有较高价值。早在2017年,青岛市档案局就和市人社局共同制定了已故职工档案整理标准和移交办法,青岛市档案馆试点接收已故职工档案进馆。将青钢已故职工档案接收进馆,是青岛市档案馆拓宽接收范围、优化馆藏结构、丰富馆藏资源的创新举措。

接下来,青岛市档案馆将承续这一良好开端,与青钢密切配合,尽快推进相关档案的挖掘利用工作,让青钢档案发挥出更大作用。同时,青岛市档案馆将持续关注全市改制企业的档案现状,努力解决国企改革中的“后顾之忧”。

凡属过往,皆为序章。未来,青岛市档案馆工商馆将继续以干在实处的担当和作为,把习近平总书记的重要指示精神转化为档案工作的生动实践,为全市企业档案工作作出更大贡献。

 


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