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档案信息化标准体系建设指南

发布者:  发布时间:2020-11-20  阅读:379次
 

数字政府是新兴技术特别是信息技术与政府治理相结合的产物, 以数据开放、共享、融合为基础。政府数据开放将档案管理推到社会治理和公共服务的重要位置,档案信息化建设已成为国家信息化建设的重要组成部分。标准化是档案信息化建设的重要基础。为指导当前和未来一段时间的档案标准化工作,国家档案局编写了《档案信息化标准体系建设指南》,以解决档案信息化建设中标准缺失、滞后、越位错位、交叉重复等问题,发挥标准化的导向作用,促进我国档案信息化建设健康发展。


 

一、总体要求

 

(一)指导思想

 

为贯彻实施《国家标准化体系建设发展规划2016-2020 办发〔201589 提出的推进档案信息化与电子档案管理标准体系建设的部署和要求,针对档案信息化标准跨行业、跨领域、跨专业的特点,立足国内需求,兼顾国际标准体系,建立涵盖基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用五部分的档案信息化标准体系, 充分发挥标准在推进档案工作中的指导、规范、引领和保障作用,以及对推进技术融合、业务融合、数据融合的引领和支撑作用,实现我国档案信息化建设全面、可持续、协调发展。

(二)基本原则

 

统筹规划,系统完整。系统梳理档案领域相关标准,优化标准体 系结构,将档案信息化建设所需的各项标准分门别类地纳入体系表中, 避免相互间的交叉,做到层次合理、分明,构建协调一致、相互配套 的标准体系表,满足档案事业发展需求。

需求导向,重点先行。充分考虑档案管理业务的特点,针对当前电子文件归档、数据交换、电子档案长期保存等关键瓶颈问题,明确需优先制定的互联互通、信息共享和安全等基础共性标准,注重操作性和指导性。


聚焦前沿,动态开放。既要考虑到目前的信息技术水平,也要对新兴信息技术在档案行业中的可能应用有所预见,使标准体系能适应信息技术的迅猛发展。坚持自主制定与采用国际标准相结合,不断充实和更新,建立兼容性好、开放性强的档案信息化标准体系。

(三)建设目标

 

建立并不断完善档案信息化标准体系,为档案信息化建设提供支持与服务;明确需制定的档案信息化建设关键标准清单,为系统实现互联互通、信息共享、业务协同、信息安全打好基础。

 

二、建设步骤

 

档案信息化标准体系按照“三步法”原则建设完成。第一步,通过研究信息化环境下档案管理业务流程,提取其共性抽象特征,构建由资源层、服务层、保障层和应用层组成的档案信息化参考架构,从而明确档案信息化建设对象和边界,识别档案信息化建设现有和缺失的标准,认知现有标准间的交叉重叠关系;第二步,在深入分析标准化需求的基础上,综合档案信息化参考架构各层逻辑关系,形成由基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用构成的档案信息化标准体系结构;第三步,对档案信息化标准体系结构分解细化,进而建立档案信息化标准体系框架,指导档案信息化标准体系建设及相关标准立项工作。


三、建设内容

 

(一)档案信息化参考框架

 

档案信息化是指在档案领域应用先进的信息技术手段,将档案资源和档案各项管理过程数字化,形成计算机可识别、可处理的档案信息资源,通过档案信息系统的数据处理和档案计算机网络的传输,实现档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用。档案信息化需按照国家信息化建设的总体任务要求,依托国家信息化建设环境,以实现档案信息资源的社会共享为目标,以档案网络建设为基础,通过先进信息技术在档案领域的广泛应用,全面加强档案信息资源建设,建立和完善档案信息资源共享服务机制,建立和健全档案信息化保障体系,推动档案管理现代化,充分开发和利用档案信息资源,发挥档案的社会效益和经济效益,不断满足国家、社会和大众日益增长的信息需求。与档案信息化建设相关的各类信息系统的类型包括业务系统、电子文件归档管理系统、数字档案室和数字档案馆。

档案信息化特征包括档案资源、系统集成、互联互通、融合共享和新兴业态 5 方面要求。档案资源是档案信息化的核心;系统集成是指实现业务系统、电子文件归档管理系统、数字档案室和数字档案馆的有机联系;互联互通是指通过有线、无线等通讯技术,实现跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的相连交互及信息交换;融合共享是指在互联互通的基础上,利用大数据、云计算、物联网、移动互联网、人工智能等新一代信息技术,在保障信息安全的前提下,实现信息协同共享;新兴业态是为服务于“互联网+政务服务”及智能制造等创造性、技术性和科学性活动而进行的档案管理系统的创新整合。

档案信息资源体系、档案信息服务体系和档案信息保障体系是档案信息化的主要建设任务,其中档案信息资源体系建设是核心内容, 档案信息服务体系建设是实现档案信息资源社会共享这一档案信息化根本目标的重要基础,档案信息保障体系建设是确保顺利推进档案信息化建设的前提和条件。档案信息化参考架构见图 1 所示。


1  档案信息化参考架构


1. 资源层

 

档案信息化的核心内容是档案信息资源建设。档案信息化将为国民经济与社会信息化提供强有力的服务支撑。档案信息资源作为国民经济与社会发展的基础性战略信息资源,决定了档案信息化对于国民经济和社会信息化的基础性、服务性作用和地位。存量档案数字化和增量档案电子化是档案信息资源建设的两个工作重点。

2. 服务层

 

实现档案信息资源的社会共享是档案信息化的根本目标。应加大档案网络建设和系统开发应用力度,建立信息共享通道和服务平台, 加快档案信息资源开发和档案信息资源网上共享步伐,强化档案信息服务机制建设,创新档案信息服务手段,推进档案服务社会化和档案信息产业化,以实现馆际共享为长远目标,不断创造档案信息的社会效益和经济效益,建立起高效、优质、快捷的新型档案信息服务体系。

3. 保障层

 

档案信息资源体系和服务体系的发展离不开档案信息保障体系的建设。在档案信息化技术创新和制度创新中,首先要保证档案信息资源管理系统的运维安全可靠,建立和完善资源安全、网络安全、系统安全的保障体系,确保档案信息化快速、有序、健康地发展。


4. 应用层

 

档案信息化是信息技术在档案领域的应用,是信息技术与档案业务的创新融合,形成了档案信息资源体系、档案服务体系建设体系和档案信息保障体系的典型应用。

对于档案信息资源体系,着力推进各业务系统电子文件归档移交, 如开展电子发票及电子会计档案等专业电子档案管理综合试点,尝试 网站、微博、微信公众号等新媒体数字资源的归档。

对于档案信息服务体系,推动互联网与档案工作的深度融合,运用互联网技术和渠道,变革档案工作服务模式,打造以产品数字化、传播网络化、服务个性化为核心的档案文化产品服务模式,践行“让信息多跑路、让群众少跑腿”的服务宗旨。

对于档案信息保障体系,健全和落实信息安全等级保护、风险评估、应急事件管理、容灾备份及恢复演练等安全管理制度。重点突破海量数据存储与管理、电子档案长期保存、数据清洗、数据可视化、信息安全与隐私保护、数据分析挖掘等关键领域,以数字档案馆(室 建设推广应用,引领档案工作均衡发展。

(二)档案信息化标准体系框架

 

档案信息化标准体系框架包括基础共性、资源建设、信息服务、信息保障、应用五大类标准,如图 2 所示。




2  档案信息化标准体系框架


(三)重点标准化领域及方向

 

1. 基础共性标准

 

基础共性标准主要规范档案信息化的通用性、指导性标准,包括术语定义、通用需求、架构、测试与评估、管理等标准。

(1) 术语定义标准:主要规范档案信息化相关概念、为其他各部分标准的制定提供支撑,解决档案信息化基础共性问题。包括档案信息化场景、技术、业务等主要概念定义、分类、相近概念之间关系等。

(2) 通用需求标准:主要用于规范和引导电子文件归档、电子 档案管理等业务环节的通用能力需求,包括电子文件管理通则、电子 档案移交与接收规范、电子文件归档与电子档案管理规范等方面标准。

(3) 架构标准:包括各类档案信息系统的参考架构及共性功能,以明确和界定档案信息化的对象、边界、各部分的层级关系和内在联系。

(4) 测试与评估标准:主要规范档案信息化相关技术、设备和系统的测试要求,包括测试方法、评估指标、评估方法等。

(5) 管理标准:主要规范信息化环境下档案管理相关责任主体以及相关要素的管理要求,包括离线载体管理、档案数据库转换、档案数据存储、应急管理等方面标准。

2. 资源建设标准

 

根据档案资源体系的建设要求和大数据的发展趋势,资源建设分为传统载体档案数字化、电子文件的归档及电子档案移交、档案业务数据归档、档案数据整合和档案数据化。

(1) 数字化标准:主要用于指导各级各类档案保管部门开展传统载体档案数字化工作。

(2) 电子档案标准:主要用于引导和规范各立档单位及时归档其在业务活动中产生的各种格式的电子文件,包括长期保存格式、各类电子文件的归档指南及元数据方案等方面的标准。

(3) 档案业务数据标准。主要用于引导和规范档案部门及时归档其在实际工作中产生的各种数据,如档案网站、档案信息系统、档案信息共享平台的日志及浏览记录、档案统计系统或档案业务工作系统形成的数据。包括归档指南及元数据方案等方面的标准。

(4) 档案数据整合标准。主要是规范数字化档案数据与电子档案之间的逻辑整合,建立关联,实现不同平台、不同类型档案数据的整合共享应用。包括各类档案数据目录格式、交换标准等方面的标准。

(5) 档案数据化标准。主要用于引导和规范档案部门将档案内容对象进行解析,以便易于被机器理解、处理与利用。包括元数据描述与抽取、语义表达、本体描述与关联建设、语料库及知识库建设等方面的标准。

 

 

3. 信息服务标准

 

信息服务标准主要包括网络、服务平台、馆际共享等标准。

(1) 网络标准:参照电子政务标准化指南 3 部分:网络建设。

(2) 服务平台标准:主要规范档案部门在线服务平台的参考架构、功能、质量及其它技术要求等,包括移动服务平台、网站、一网查档平台等方面标准。

(3) 数据共享标准:主要规范如馆际共享、馆室共享、部门间共享、纳入公共数据共享平台等,不同场景下的档案数据流转、业务衔接,包括互通共享的数据接口、数据及服务流转要求等标准。

 

4. 信息保障标准

 

信息保障标准主要包括资源安全标准、系统运维标准、系统安全标准、网络安全标准。

(1) 资源安全标准:主要规范各类档案信息资源在转换、保存 、利用过程中的安全防护、检测及其它技术要求,包括数字化外包、风险治理、备份、迁移、检查、涉密及敏感信息等数据安全技术要求和数据安全管理规范等方面的标准。

(2) 系统运维标准:主要保障档案信息系统的正常运行以及故障应急处理,包括运行维护规范、异常情况处理等方面的标准。

(3) 系统安全标准:主要规范各类档案信息系统的运行过程中的防护、检测及其它技术要求的标准。

(4) 网络安全:主要规范承载各项档案业务的通信网络的安全防护、检测及其它技术要求,以及相关网络安全产品的技术要求。

5. 应用标准

 

依据基础共性标准、资源建设标准、信息服务标准、信息保障标准,面向党政机关、企事业单位的档案信息化应用,制定行业应用导则、特定技术标准和管理规范,同时兼顾典型应用的需求,包括主要应用领域标准和专业典型应用标准等。

(1) 主要领域标准:包括面向党政机关、企事业单位的标准。

①面向党政机关的标准:主要针对各类政务活动,制定专用的业务应用标准。

②面向企业的标准:主要针对各类型企业的业务活动,制定行业应用导则、专用的技术标准和管理规范。

③面向事业单位的标准:主要针对各类事业单位的业务活动,制定专用的业务应用标准。

(2) 专业典型应用)标准

面向建设项目、电子会计档案等典型应用,制定配套标准。

以上述重点标准化领域及方向为基础,通过分析档案信息化领域已有的 63 项标准,提出缺失的、并能直接反映档案信息化特征的 46 项待研标准,作为档案信息化标准研制方向详见附件《档案信息化标准体系明细表》中的“待制定”标准。以“共性先立,急用先行” 为原则,指导今后具体标准的立项和制定。

 

四、组织实施

 

(一)加强统筹协调

 

建立健全统筹协调的工作机制,在国家档案局、国家标准化管理委员会的指导下,充分利用多部门协调、多标委会协作等工作机制, 开展档案信息化标准体系的建设及规划。

 

(二)加快人才队伍建设

 

面向档案信息化标准体系建设和质量发展需求,吸纳兼备信息技术和档案管理经验的专业人才进入标准化队伍,培育结构合理的复合型人才队伍。

 

(三)实施动态更新

 

实施动态更新完善机制,随着信息技术发展水平和行业认识水平的不断提高,定期滚动修订《档案信息化标准体系建设指南》。

 

(四)加快标准研制

 

汇聚档案信息化生态链各方力量,按照《档案信息化标准体系建设指南》的规划设计,大力推进档案行业发展急需的标准研制;注重档案工作与不断创新的前端业务的有机结合;推动建立和完善标准试验验证平台与环境,为标准的制定和实施提供技术支撑和保障。

 

(五)加强宣贯培训

 

充分发挥主管部门、文件档案管理分技术委员会作用,进一步加强标准的培训、宣贯工作,通过培训、咨询等手段推进标准宣贯与实施。用标准引领行业实现档案工作升级转型。

 

(六)加强国际交流与合作

 

加强与国际标准化组织的交流与合作,组织开展档案信息化标准国际交流合作,通过参与国际标准化组织/信息与文献技术委员会ISO/TC46)组织的标准化工作,积极向国际标准化组织提供我国档案信息化标准体系建设的研究成果。

作者:聂曼影、张淑霞、晏杰、王熹


附件:档案信息化标准体系明细表


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